Businessplan Café erstellen: Kosten, Break-even, Szenarien und Finanzierung

Ein Businessplan für ein Café muss vor allem eine Frage ehrlich beantworten: Wie viele Gäste brauchst du pro Tag, damit nach Ware, Personal, Pacht und deinem eigenen Lohn etwas übrig bleibt? Für ein Café mit 40 Plätzen in einer Mittelstadt liegen die Gründungskosten meist zwischen 50.000 und 120.000 Euro, der Break-even oft bei 70 bis 90 Gästen täglich. Dazu gehören drei Umsatzszenarien, eine Liquiditätsplanung über 24 Monate und eine Reserve für mindestens drei Monate Fixkosten.

50.000 bis 120.000 Euro. So viel kostet ein Café mit 40 Sitzplätzen, bevor der erste Gast zahlt. Klingt machbar.

Dann kommt Monat drei. Statt der geplanten 75 Gäste am Tag kommen 40. Die Reserve schmilzt. Und der Businessplan, der bei der Bank so gut ankam, versprach den Break-even im zehnten Monat.

Das ist kein Einzelfall, sondern ein Muster, das wir in der Gründungsberatung immer wieder sehen. Dieser Beitrag zeigt dir, was in einen Businessplan für ein Café gehört, welche Zahlen du wirklich brauchst, wie du den Break-even richtig rechnest und wo die meisten Gründer die Weichen falsch stellen. Die allgemeine Struktur eines Gastro-Businessplans findest du in Businessplan Gastronomie. Hier geht es um das, was beim Café anders ist.

Wofür brauchst du einen Businessplan für dein Café?

Den Businessplan schreibst du in erster Linie für dich, erst in zweiter Linie für die Bank. Er zwingt dich, deine Idee gegen Zahlen zu prüfen, bevor die Realität das übernimmt. Für Bank, Förderdarlehen und Gründungszuschuss ist er außerdem Pflicht: Ohne tragfähigen Plan gibt es weder Kredit noch Förderung. Ein guter Plan beantwortet, ab wann dein Café Geld verdient und was passiert, wenn es langsamer anläuft.

Die wichtigsten Fragen sind einfach, aber unbequem: Wie viele Gäste brauchst du täglich, um Miete und Personal zu decken? Was passiert, wenn der erste Monat nur die Hälfte bringt? Wann kannst du dir selbst einen Lohn auszahlen? Wer diese Fragen vorher mit Zahlen beantwortet, trifft bessere Entscheidungen beim Standort, beim Konzept und beim Pachtvertrag.

Welche Kapitel gehören in den Businessplan?

Ein vollständiger Businessplan für ein Café umfasst typischerweise 20 bis 30 Seiten mit acht Kapiteln: Zusammenfassung, Konzept und Positionierung, Markt- und Standortanalyse, Investitionsplan, Liquiditätsplan, Rentabilitätsvorschau mit Break-even, Finanzierungsplan und Gründerprofil. Entscheidend ist der Finanzteil, denn an ihm erkennt jede Bank, ob der Plan zu Ende gedacht ist.

Beim Konzept entscheidet sich mehr, als viele denken. Eine Siebträgermaschine für 4.000 bis 12.000 Euro signalisiert Qualitätsanspruch und verlangt geschultes Personal. Ein Vollautomat ist günstiger, passt aber nicht zu jedem Konzept. Beides wirkt auf Investition, Personal und Preis, also gehört die Entscheidung begründet in den Plan. Wie du ein Konzept grundsätzlich entwickelst, steht in Gastronomiekonzept entwickeln, wie du einen Standort prüfst, in Standortanalyse Gastronomie.

Was kostet es, ein Café zu eröffnen?

Ein Café mit rund 40 Sitzplätzen in einer deutschen Mittelstadt kostet bis zur Eröffnung meist zwischen 48.000 und 122.000 Euro. Den größten Teil machen Umbau und Einrichtung aus, gefolgt von der Liquiditätsreserve für mindestens drei Monate Fixkosten. Diese Reserve ist kein Luxus, sondern die Position, die dich durch die Anlaufphase trägt. Die Werte sind Richtwerte aus unserer Beratungspraxis, Stand 2026.

Lass dir für jede größere Position ein Angebot geben und leg es dem Plan bei. Eine Bank glaubt einer Zahl mit Angebot mehr als einer geschätzten Summe. Und plane zusätzlich die Monate vor der Eröffnung ein, in denen du schon Miete zahlst, aber noch nichts einnimmst. Ein Überblick über Gründungskosten in der Gastronomie insgesamt steht in Was kostet ein Restaurant wirklich? Welches Kassensystem passt, zeigt Kassensystem Gastronomie.

Mit welchen laufenden Kosten musst du rechnen?

Ein Café mit 40 Plätzen hat ohne Wareneinsatz monatliche Fixkosten von etwa 6.500 bis 11.800 Euro, ohne deinen eigenen Lohn. Die größten Posten sind Personal und Pacht. Der Wareneinsatz kommt variabel dazu und liegt bei einem Café mit hohem Getränkeanteil meist bei 24 bis 27 Prozent des Nettoumsatzes, weil Getränke deutlich weniger Wareneinsatz haben als Speisen.

Die Personalkosten sind in vielen Café-Plänen zu knapp angesetzt. Rechne mit echten Stunden und Kosten inklusive Arbeitgeberanteil, im Service etwa 22 Euro pro Stunde, und berücksichtige den Mindestlohn von 14,60 Euro ab 2027. Wie du Personal nach Umsatz planst, steht in Personalkosten in der Gastronomie.

Und schreib deinen eigenen Lohn als eigene Zeile in den Plan. Ein Café, das nur dann eine schwarze Null schreibt, wenn der Inhaber 60 Stunden pro Woche unbezahlt arbeitet, ist kein tragfähiges Geschäft, sondern ein teurer Arbeitsplatz.

Wie viele Gäste braucht dein Café pro Tag?

Den Break-even berechnest du, indem du deine Fixkosten durch den Deckungsbeitrag pro Gast teilst, also den Nettobon minus Wareneinsatz. Bei 8.000 Euro Fixkosten, 6,10 Euro Nettobon und 27 Prozent Wareneinsatz braucht ein Café rund 69 Gäste pro Öffnungstag, nur um die Kosten zu decken. Mit 2.500 Euro Unternehmerlohn sind es rund 91 Gäste. Diese Zahl gehört in jeden Businessplan.

Ein häufiger Rechenfehler: Fixkosten geteilt durch den Bon. Das ergibt bei diesem Beispiel nur 47 Gäste, weil der Wareneinsatz vergessen wird. Wer so plant, liegt um ein Drittel daneben. Und noch ein Fehler: mit dem Bruttobon rechnen. Die Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt, nicht dir. Wie du den Deckungsbeitrag pro Gast und pro Produkt sauber ermittelst, steht in der Deckungsbeitragskalkulation Gastronomie. Mit dem kostenlosen DB-Rechner rechnest du es mit deinen eigenen Zahlen.

Die zweite Frage danach lautet: Schafft dein Standort 70 oder 90 Gäste am Tag? Bei 40 Plätzen und Öffnungszeiten von 8 bis 18 Uhr heißt das, jeder Platz wird zwei- bis dreimal am Tag belegt. In einer Fußgängerzone realistisch, in einer ruhigen Seitenstraße oft nicht. Genau hier entscheidet die Standortanalyse über den ganzen Plan.

Warum brauchst du drei Szenarien?

Weil kein Café so anläuft wie geplant. Rechne deinen Liquiditätsplan in drei Varianten: konservativ, realistisch und optimistisch. Im ersten Jahr liegt die Auslastung in vielen Cafés deutlich unter dem Ziel, oft bei 40 bis 60 Prozent dessen, was später erreicht wird. Entscheidend ist das konservative Szenario: Reicht deine Reserve, wenn es so kommt?

Die Bank will vor allem das konservative Szenario sehen, weil es zeigt, dass du das Risiko kennst. Wie du eine Liquiditätsplanung Monat für Monat aufbaust, steht in Liquiditätsplanung Gastronomie. Ein realistischer Break-even liegt bei Cafés meist zwischen zwölf und 24 Monaten, nicht im zehnten.

Wie viel Pacht kann sich dein Café leisten?

Die Pacht sollte in der Gastronomie nicht mehr als 8 bis 10 Prozent des erzielbaren Nettoumsatzes betragen. Bei 2.400 Euro Pacht im Monat brauchst du also einen Nettoumsatz von 24.000 bis 30.000 Euro. Bei 6,10 Euro Nettobon und 26 Öffnungstagen sind das 150 bis 190 Gäste pro Tag. Diese Rechnung zeigt schnell, ob ein Standort zur Pacht passt.

Genau hier kippen viele Café-Pläne: Die Lage ist schön, die Pacht hoch, und die nötige Gästezahl ist für 40 Plätze kaum zu schaffen. Dann hilft nur ein höherer Bon, zum Beispiel durch Frühstück, Mittagstisch oder Kuchen zum Mitnehmen, oder ein anderer Standort. Was beim Pachtvertrag noch zu prüfen ist, steht in Pachtvertrag Gastronomie.

Wie finanzierst du dein Café?

Die meisten Cafés werden aus einer Kombination finanziert: Eigenkapital von meist 20 bis 30 Prozent, einem Bankkredit, oft mit Förderdarlehen wie dem KfW-Startgeld, und bei Gründung aus der Arbeitslosigkeit dem Gründungszuschuss. Fehlen Sicherheiten, kann eine Bürgschaftsbank einspringen. Für alle Wege ist ein tragfähiger Businessplan die Voraussetzung.

Eigenkapital: Banken erwarten in der Regel 20 bis 30 Prozent der Gesamtinvestition aus eigenen Mitteln. Bei 80.000 Euro sind das 16.000 bis 24.000 Euro. Wer weniger hat, findet Wege in Restaurant eröffnen ohne Eigenkapital.

KfW-Startgeld: Das KfW-Startgeld ist ein Förderdarlehen für Gründer, das du über deine Hausbank beantragst. Die Bank prüft deinen Businessplan und reicht den Antrag weiter. Wie KfW und Hausbank zusammenspielen, steht in KfW oder Hausbank, wie eine Bürgschaft fehlende Sicherheiten ersetzt, in Bürgschaft für Gastronomen.

Gründungszuschuss: Wer aus dem Arbeitslosengeld I heraus gründet, kann sechs Monate das bisherige Arbeitslosengeld plus 300 Euro bekommen, danach auf Antrag neun Monate 300 Euro. Voraussetzung sind unter anderem mindestens 150 Tage Restanspruch am Tag der Gründung und die Stellungnahme einer fachkundigen Stelle zum Businessplan. Alles dazu in Gründungszuschuss in der Gastronomie.

Förderung der Beratung: Vor der Gründung fördern viele Länder Gründungsberatungen über eigene Programme, nach der Gründung kann eine Unternehmensberatung unter bestimmten Voraussetzungen über das BAFA gefördert werden. Welche Programme in deinem Bundesland laufen, steht in Fördermittel für die Gastronomie.

Welche Fehler machen die meisten Café-Businesspläne?

Die häufigsten Fehler sind zu optimistische Umsätze, ein falsch gerechneter Break-even ohne Wareneinsatz, fehlender Unternehmerlohn, zu kleine Reserve und eine Pacht, die nicht zum möglichen Umsatz passt. Fast alle lassen sich vor der Unterschrift unter den Pachtvertrag beheben. Danach wird es teuer.

Wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis entscheidet fast immer die Szenarioplanung darüber, ob ein Café die Anlaufphase übersteht. Die beiden folgenden Fälle aus unserer Beratung zeigen, was ein ehrlicher Plan verändert, einmal vor der Eröffnung und einmal nach einer abgelehnten Kreditanfrage.

Ein Businessplan ist keine Hausaufgabe für die Bank, sondern dein wichtigstes Werkzeug vor der größten Entscheidung. Wer ihn ehrlich rechnet, sieht vorher, ob das Café trägt, und kann Standort, Konzept oder Finanzierung noch ändern. Wir begleiten Gründer in unserer Gründungsberatung vom ersten Konzept bis zur Eröffnung. Mehr dazu unter Existenzgründung in der Gastronomie.

Häufige Fragen zum Businessplan für ein Café

Was muss in einen Businessplan für ein Café?

Ein Businessplan für ein Café enthält Zusammenfassung, Konzept und Positionierung, Markt- und Standortanalyse, Investitionsplan, Liquiditätsplan über mindestens 24 Monate in drei Szenarien, Rentabilitätsvorschau mit Break-even in Gästen pro Tag, Finanzierungsplan und Gründerprofil. Alle Zahlen müssen zum Standort und zum Konzept passen und möglichst mit Angeboten belegt sein.

Was kostet es, ein Café zu eröffnen?

Ein Café mit rund 40 Sitzplätzen in einer Mittelstadt kostet bis zur Eröffnung meist zwischen 48.000 und 122.000 Euro, inklusive einer Liquiditätsreserve für mindestens drei Monate Fixkosten. Die größten Posten sind Umbau und Einrichtung, die Kaffeetechnik und die Reserve. Lage, Zustand der Räume und Konzept verschieben die Summe stark.

Wie viele Gäste braucht ein Café pro Tag?

Das hängt von Fixkosten und Bon ab. Bei 8.000 Euro Fixkosten, 6,10 Euro Nettobon und 27 Prozent Wareneinsatz braucht ein Café rund 69 Gäste pro Öffnungstag, um die Kosten zu decken, mit 2.500 Euro Unternehmerlohn rund 91. Die Formel lautet: Fixkosten geteilt durch Deckungsbeitrag pro Gast, also Nettobon minus Wareneinsatz.

Wie viel Eigenkapital brauche ich für ein Café?

Banken erwarten in der Regel 20 bis 30 Prozent der Gesamtinvestition aus eigenen Mitteln. Bei 80.000 Euro Gesamtbedarf sind das 16.000 bis 24.000 Euro. Förderdarlehen und Bürgschaften können fehlende Sicherheiten teilweise ersetzen, aber nicht das gesamte Eigenkapital.

Wie viel Pacht kann sich ein Café leisten?

Die Pacht sollte nicht mehr als 8 bis 10 Prozent des erzielbaren Nettoumsatzes ausmachen. Bei 2.400 Euro Pacht brauchst du also 24.000 bis 30.000 Euro Nettoumsatz im Monat. Ist das am Standort mit deinen Plätzen und deinem Bon nicht realistisch, ist die Pacht zu hoch.

Kann ich für ein Café den Gründungszuschuss bekommen?

Ja, wenn du aus dem Arbeitslosengeld I heraus gründest, am Tag der Gründung noch mindestens 150 Tage Restanspruch hast und eine fachkundige Stelle deinen Businessplan als tragfähig bestätigt. Den Antrag stellst du vor der Gründung. Gezahlt werden sechs Monate das bisherige Arbeitslosengeld plus 300 Euro, danach auf Antrag neun Monate 300 Euro.

Wie lange dauert es, einen Businessplan für ein Café zu schreiben?

Mit fertigem Konzept und konkretem Standort meist zwei bis vier Wochen, ohne Standort und mit offenem Konzept eher vier bis acht Wochen. Die meiste Zeit kosten Standortanalyse und Finanzteil. Ein guter Plan in drei Wochen ist mehr wert als ein schneller Plan in drei Tagen.

Wann erreicht ein Café den Break-even?

Realistisch nach zwölf bis 24 Monaten, nicht nach drei oder zehn. Die Anlaufphase, in der Gäste den Weg ins Café erst finden, dauert meist sechs bis zwölf Monate. Deshalb braucht jeder Plan ein konservatives Szenario und eine Reserve, die genau diese Zeit überbrückt.

Ein Café scheitert selten am Kaffee. Es scheitert an der Zahl, die im Businessplan gefehlt hat.