Probearbeiten in der Gastronomie: Wann es unbezahlt sein darf, wann nicht und was bei einer Zollkontrolle passiert

Einfühlungsverhältnis oder Arbeitsverhältnis, Mindestlohn und Sofortmeldung, ein Entscheidungsbaum für den Probetag und zwei Mustertexte zum Kopieren

Freitagabend, die Küche ist voll, der neue Bewerber steht seit drei Stunden an der Kalten. Er macht das gut, schneller als gedacht, und weil gerade jemand krank ist, bleibt er gleich bis zum Schluss. Um halb neun stehen zwei Beamte des Zolls in der Tür. Sie fragen nach Namen, Ausweisen und Anmeldungen. Und plötzlich ist aus dem netten Probetag eine Frage geworden, die richtig teuer werden kann.

Probearbeiten ist in der Gastronomie so selbstverständlich wie der Kaffee vor der Schicht. Fast jeder Betrieb macht es, kaum einer hat es sauber geregelt. Dabei ist die Grenze zwischen einem erlaubten, unbezahlten Kennenlernen und einem Arbeitsverhältnis mit Mindestlohn und Meldepflicht schmaler, als die meisten denken. Und gerade in der Gastronomie, einer der Branchen mit Sofortmeldepflicht, wird diese Grenze genau geprüft.

In diesem Beitrag kläre ich, wann ein Probetag unbezahlt sein darf und wann nicht, was die Sofortmeldepflicht bedeutet, was bei einer Kontrolle passiert und wie du Probetage so organisierst, dass du gute Leute findest, ohne ein Risiko einzugehen. Mit einem Entscheidungsbaum und zwei Mustertexten für die Einladung.

Was ist Probearbeiten rechtlich?

Rechtlich ist Probearbeiten nicht gesetzlich geregelt. Die Arbeitsgerichte unterscheiden zwischen einem Einfühlungsverhältnis, also einem unverbindlichen Kennenlernen ohne Arbeitspflicht und ohne Weisungen, und einem Arbeitsverhältnis, bei dem jemand Arbeitsleistung nach Anweisung erbringt. Das Einfühlungsverhältnis darf unbezahlt sein. Das Arbeitsverhältnis nicht, egal wie es genannt wird.

Entscheidend ist nicht, was in der Einladung steht, sondern wie der Tag tatsächlich abläuft. Wer einen Bewerber zuschauen lässt, ihm Abläufe zeigt und ihn ein paar Handgriffe ausprobieren lässt, bewegt sich im Einfühlungsverhältnis. Wer ihn fest einplant, ihm eine Station gibt und erwartet, dass er Gäste bedient oder Teller schickt, beschäftigt einen Arbeitnehmer. Und für den gelten alle Regeln, vom ersten Moment an.

Eine gesetzliche Höchstdauer gibt es nicht. Üblich sind wenige Stunden bis ein, höchstens zwei Tage. Der DEHOGA Nordrhein empfiehlt, ein Einfühlungsverhältnis schriftlich zu vereinbaren und es nicht länger als eine Woche dauern zu lassen. In der Praxis würde ich deutlich darunter bleiben. Je länger jemand im Betrieb ist, desto schwerer lässt sich erklären, dass er nicht gearbeitet hat.

Wann muss ein Probetag bezahlt werden?

Ein Probetag muss bezahlt werden, sobald er ein Arbeitsverhältnis ist, also wenn der Bewerber Arbeitsleistung erbringt, Anweisungen befolgen muss, fest in der Schicht eingeplant ist oder Personal ersetzt. Dann gilt mindestens der gesetzliche Mindestlohn, 2026 sind das 13,90 Euro pro Stunde. Bei sechs Stunden ergibt das 83,40 Euro brutto.

Die klassischen Warnsignale sind schnell aufgezählt: Der Probearbeiter steht allein an einer Station. Er wird für die Schicht eingeplant, weil jemand fehlt. Er bekommt Anweisungen wie jeder andere und soll fertig werden. Er kommt an mehreren Tagen hintereinander, oder ein zweiter und dritter Probetag folgen. Er bedient Gäste selbstständig und kassiert. Jedes dieser Signale spricht dafür, dass kein Kennenlernen mehr stattfindet, sondern Arbeit.

Mein Rat aus vielen Jahren in der Branche: Zahl den Probetag einfach. Melde ihn an, zahl den Mindestlohn oder etwas mehr, und du bist auf der sicheren Seite. Die 80 bis 100 Euro sind lächerlich im Vergleich zu dem, was eine falsch gelaufene Kontrolle kostet. Und der Bewerber merkt vom ersten Tag an, dass bei euch fair gearbeitet wird. Das ist in einer Branche, in der um jede gute Kraft gekämpft wird, mehr wert als jede Stellenanzeige.

Was bedeutet die Sofortmeldepflicht in der Gastronomie?

Die Sofortmeldepflicht bedeutet, dass Arbeitgeber in der Gastronomie jeden neuen Beschäftigten spätestens bei Arbeitsaufnahme bei der Sozialversicherung melden müssen, also vor dem ersten Handgriff und nicht erst mit der nächsten Lohnabrechnung. Das gilt auch für Minijobber, Aushilfen und Probearbeiter, sobald ein Arbeitsverhältnis vorliegt. Zusätzlich müssen Beschäftigte einen Ausweis bei sich tragen.

Die Grundlage ist § 28a Absatz 4 SGB IV, der für bestimmte Branchen eine Sofortmeldung vorschreibt, darunter das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Die Mitführungspflicht für Ausweispapiere steht in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Beides gilt nicht für ein echtes Einfühlungsverhältnis, aber eben für jeden, der tatsächlich arbeitet.

Dazu kommt die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, die in der Gastronomie nach § 17 Mindestlohngesetz besonders streng gilt. Auch der bezahlte Probetag gehört in die Zeiterfassung. Ist er nicht dokumentiert, fehlt im Zweifel der Nachweis, dass der Mindestlohn gezahlt wurde. Wie die Anmeldung bei Minijobbern funktioniert und was sich 2027 ändert, steht im Beitrag zu den Minijobs in der Gastronomie.

Vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung. Die Einordnung im Einzelfall klärst du mit deinem Steuerberater, deiner Lohnbuchhaltung oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Was passiert bei einer Zollkontrolle?

Bei einer Kontrolle durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls werden alle im Betrieb arbeitenden Personen erfasst und befragt. Geprüft wird, ob sie angemeldet sind, ob sie sich ausweisen können, ob der Mindestlohn gezahlt wird und ob die Arbeitszeiten aufgezeichnet sind. Ein Probearbeiter ohne Sofortmeldung wird dabei schnell zum Fall, wenn er tatsächlich gearbeitet hat.

Die Kontrollen kommen unangekündigt, oft am Abend oder am Wochenende, wenn die meisten Leute im Betrieb sind. Die Beamten fragen jeden einzelnen: Seit wann arbeiten Sie hier? Wer hat Sie eingeteilt? Bekommen Sie Geld? Wenn ein Bewerber dann ehrlich sagt, dass er seit drei Stunden an der Kalten steht, weil jemand krank ist, hilft auch keine Einladung zum Kennenlernen mehr.

Die Folgen können erheblich sein. Eine fehlende Sofortmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden kann. Dazu kommen nachzuzahlende Sozialversicherungsbeiträge, mögliche Verstöße gegen das Mindestlohngesetz und die Aufzeichnungspflicht und, wenn mehrere Punkte zusammenkommen, ein Ermittlungsverfahren. Und eine Kontrolle mit Befund ist oft der Anlass für eine genauere Prüfung des ganzen Betriebs.

Ist ein Probearbeiter unfallversichert?

Ein angemeldeter, bezahlter Probearbeiter ist wie jeder andere Beschäftigte über die Berufsgenossenschaft gesetzlich unfallversichert. Beim unbezahlten Einfühlungsverhältnis ist der Schutz dagegen nicht eindeutig geregelt und hängt vom Einzelfall ab. In einer Küche mit Messern, Fritteusen und heißen Flächen ist das ein Risiko, das du weder dem Bewerber noch dir zumuten solltest.

Man muss sich nur vorstellen, was passiert, wenn sich ein Bewerber am Probetag an der Fritteuse verbrennt oder beim Schneiden tief in den Finger schneidet. Dann stellen sich sofort Fragen: War er versichert? Wer zahlt die Behandlung? Hat er gearbeitet oder nur zugeschaut? Mit einem angemeldeten Probetag sind diese Fragen beantwortet, bevor sie jemand stellt. Auch deshalb ist der bezahlte Probetag in der Küche die bessere Wahl.

Wer trotzdem bei einem unbezahlten Kennenlernen bleibt, sollte den Bewerber in der Küche nur zuschauen und keine gefährlichen Arbeiten machen lassen. Kein Messer, keine Fritteuse, kein Ofen. Im Service ist das Risiko geringer, aber auch dort gilt: Wer Tabletts mit heißen Tellern trägt, arbeitet.

Wie lädst du richtig zum Probetag ein?

Du lädst richtig zum Probetag ein, indem du schriftlich festhältst, um welche Form es geht: entweder ein Einfühlungsverhältnis mit Datum, Dauer, Zweck, dem Hinweis, dass keine Arbeitspflicht besteht und keine Vergütung gezahlt wird, oder ein bezahlter Probetag mit Stundenlohn und Anmeldung. Eine kurze Nachricht reicht, sie muss nur klar sein.

Mustertexte als Beispiel. Stundenlohn, Zeiten und Namen an deinen Betrieb anpassen. Die Anmeldung erledigt deine Lohnbuchhaltung, und zwar vor Beginn des Probetags.

Achte bei der ersten Variante darauf, dass der Tag dann auch so abläuft, wie er beschrieben ist. Drei Stunden Kennenlernen sind drei Stunden. Wenn du merkst, dass der Bewerber gut ist und du ihn gern länger behalten würdest, frag ihn, ob er bleiben möchte, melde ihn an und bezahl ihn ab diesem Moment. Das ist sauber, fair und ein guter Start.

Was gehört zu einem guten Probetag?

Zu einem guten Probetag gehören eine feste Ansprechperson, ein klarer Ablauf mit Einführung, Mitlaufen und Abschlussgespräch, eine Aufgabe, an der man echte Fähigkeiten sieht, ein Essen mit dem Team und ein ehrliches Feedback am Ende, möglichst noch am selben Tag. Ein Probetag ist nicht nur ein Test für den Bewerber, sondern auch für dich als Arbeitgeber.

• Eine feste Ansprechperson. Nicht wer gerade Zeit hat, sondern eine erfahrene Kraft, die den Tag begleitet.
• Ein klarer Ablauf. Begrüßung, kurze Führung, Mitlaufen, eine Pause mit Essen, ein Abschlussgespräch.
• Eine aussagekräftige Aufgabe. In der Küche zum Beispiel ein einfaches Gericht nach Rezeptur, im Service das Eindecken eines Tisches und eine Weinempfehlung.
• Gemeinsames Essen. In 20 Minuten Personalessen lernst du mehr über jemanden als in einer Stunde Gespräch.
• Ehrliches Feedback. Noch am selben Tag oder spätestens am nächsten, mit einer klaren Entscheidung oder einem klaren nächsten Schritt.

Vergiss nicht, dass auch der Bewerber dich testet. Er sieht, wie ihr miteinander umgeht, wie die Stimmung in der Küche ist, ob es Pausen gibt und ob jemand Zeit für ihn hat. Viele gute Leute entscheiden nach dem Probetag gegen einen Betrieb, nicht umgekehrt. Wie du neue Mitarbeiter nach der Zusage so einarbeitest, dass sie bleiben, steht im Beitrag zum Onboarding in der Gastronomie.

Was ist der Unterschied zwischen Probearbeiten und Probezeit?

Probearbeiten findet vor dem Arbeitsvertrag statt und dient dem Kennenlernen. Die Probezeit ist Teil eines bereits geschlossenen Arbeitsvertrags. Sie darf höchstens sechs Monate dauern, und während dieser Zeit kann das Arbeitsverhältnis mit einer verkürzten Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Ansonsten gelten in der Probezeit alle Rechte und Pflichten eines normalen Arbeitsverhältnisses.

Die Grundlage für die verkürzte Kündigungsfrist ist § 622 Absatz 3 BGB. Wichtig: Auch in der Probezeit gilt der volle Lohn, der Mitarbeiter ist angemeldet und versichert und hat Anspruch auf Urlaub, anteilig für die Monate, die er im Betrieb ist. Wer statt eines Probetags lieber gleich mit einer Probezeit startet, hat also keinen rechtlichen Graubereich, sondern einen ganz normalen Arbeitsvertrag mit kurzer Ausstiegsmöglichkeit.

In vielen Fällen ist genau das der ehrlichste Weg: ein kurzes Kennenlernen von zwei, drei Stunden, dann ein Vertrag mit Probezeit. Wenn es nicht passt, trennt man sich nach zwei Wochen Kündigungsfrist. Das ist für beide Seiten klarer als drei unbezahlte Probetage, nach denen niemand weiß, woran er ist. Was in eine gute Stellenbeschreibung gehört, zeigt der Beitrag mit den Stellenbeschreibungen für Koch und Kellner.

Welche Fehler beim Probearbeiten werden teuer?

Teuer werden vor allem Probearbeiter, die fest eingeplant sind oder Personal ersetzen, unbezahlte Probetage über mehrere Tage, fehlende Sofortmeldungen bei echter Arbeit, keine schriftliche Vereinbarung, gefährliche Arbeiten ohne Versicherungsschutz und Probetage, die als Gratis-Aushilfe für volle Abende genutzt werden. Letzteres ist nicht nur rechtlich riskant, sondern spricht sich auch schnell herum.

Der letzte Punkt verdient eine klare Ansage. Es gibt Betriebe, die an jedem vollen Samstag zwei oder drei „Probearbeiter“ einsetzen, die nie wieder kommen. Das ist kein Recruiting, das ist Schwarzarbeit mit freundlichem Etikett. Wer so arbeitet, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch seinen Ruf in einer Branche, in der sich jeder kennt. Bewertungen auf Arbeitgeberportalen tun ihr Übriges.

Wie unterstützen wir dich beim Thema Personal?

Wir unterstützen dich, indem wir Probetage, Einladungen und Abläufe so aufsetzen, dass sie rechtlich sauber sind und gute Leute überzeugen, indem unsere Lohnbuchhaltung die Sofortmeldung und Abrechnung bezahlter Probetage übernimmt und indem wir mit dir einen Recruiting- und Onboarding-Prozess entwickeln, der Bewerber vom ersten Kontakt bis zum Ende der Probezeit begleitet.

• Lohnbuchhaltung. Sofortmeldung vor Arbeitsbeginn, Abrechnung bezahlter Probetage, Minijobs und Aushilfen, Arbeitszeitnachweise über unsere Lohnbuchhaltung für die Gastronomie.
• Personal- und Recruitingberatung. Stellenanzeigen, Probetag-Ablauf, Einladungen, Onboarding und Probezeit über unsere Gastronomieberatung.
• Zeiterfassung. Ein System, das auch kurze Einsätze sauber dokumentiert, über unseren Bereich Digitalisierung.

Wie du überhaupt an gute Bewerber kommst und sie hältst, steht ausführlich im Beitrag Mitarbeiter in der Gastronomie finden und halten. Und wer mit einem besonderen Argument werben will, findet im Beitrag zur 4-Tage-Woche in der Gastronomie drei Modelle mit Kostenrechnung.

Du willst solche Themen regelmäßig live mit uns durchgehen? Dann melde dich für die Hospitality Business School an, unser wöchentliches Online-Format für Gastronomen im DACH-Raum, montags von 10 bis 11 Uhr.

Ein bezahlter Probetag kostet so viel wie zwei Flaschen guter Wein. Eine Kontrolle mit Befund kostet ein Vielfaches. Und ein guter Mitarbeiter, der sich vom ersten Tag an fair behandelt fühlt, ist unbezahlbar.

Häufige Fragen zum Probearbeiten in der Gastronomie

Muss Probearbeiten in der Gastronomie bezahlt werden?

Nicht immer. Ein kurzes Einfühlungsverhältnis, bei dem der Bewerber den Betrieb kennenlernt, ohne Arbeitspflicht und ohne Anweisungen, darf unbezahlt sein. Arbeitet der Bewerber dagegen wie ein Mitarbeiter mit, mit festen Aufgaben und in der Schicht, entsteht ein Arbeitsverhältnis. Dann ist mindestens der gesetzliche Mindestlohn fällig, 2026 sind das 13,90 Euro pro Stunde.

Wie lange darf ein unbezahlter Probetag dauern?

Eine gesetzliche Höchstdauer gibt es nicht. Üblich und empfohlen sind wenige Stunden bis ein, höchstens zwei Tage. Der DEHOGA Nordrhein empfiehlt, ein Einfühlungsverhältnis nicht länger als eine Woche dauern zu lassen. Je länger der Einsatz dauert, desto eher wird er als Arbeitsverhältnis gewertet.

Muss ich einen Probearbeiter beim Zoll oder bei der Sozialversicherung melden?

Bei einem reinen Einfühlungsverhältnis nicht. Sobald aber ein Arbeitsverhältnis vorliegt, gilt in der Gastronomie die Sofortmeldepflicht: Die Meldung an die Sozialversicherung muss spätestens bei Arbeitsaufnahme erfolgen, also vor dem ersten Handgriff. Zusätzlich muss der Beschäftigte einen Ausweis mitführen.

Was passiert bei einer Zollkontrolle während eines Probetags?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft, wer im Betrieb arbeitet, ob die Personen angemeldet sind und ob Mindestlohn und Arbeitszeitaufzeichnungen stimmen. Steht ein nicht gemeldeter Probearbeiter am Herd, wird geprüft, ob ein Arbeitsverhältnis vorlag. Fehlt dann die Sofortmeldung, drohen Bußgelder, Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und im schlimmsten Fall ein Strafverfahren.

Ist ein Probearbeiter unfallversichert?

Beim angemeldeten, bezahlten Probetag ja, über die Berufsgenossenschaft. Beim unbezahlten Einfühlungsverhältnis ist der Unfallversicherungsschutz nicht eindeutig geregelt und hängt vom Einzelfall ab. Gerade in Küchen mit Messern, heißen Flächen und Fritteusen ist das ein guter Grund, den Probetag anzumelden.

Was ist der Unterschied zwischen Probearbeiten und Probezeit?

Probearbeiten findet vor dem Arbeitsvertrag statt und dient dem Kennenlernen. Die Probezeit ist Teil eines bereits geschlossenen Arbeitsvertrags, dauert höchstens sechs Monate und erlaubt eine Kündigung mit einer verkürzten Frist von zwei Wochen. Während der Probezeit gelten alle Rechte und Pflichten eines normalen Arbeitsverhältnisses.

Darf ich einen Probearbeiter allein in der Schicht einsetzen?

Nein, nicht im Rahmen eines unbezahlten Einfühlungsverhältnisses. Wer allein Gäste bedient, eine Station übernimmt oder Personal ersetzt, erbringt Arbeitsleistung. Dann liegt ein Arbeitsverhältnis vor, mit Mindestlohn, Sofortmeldung und Sozialversicherung. Ein Probearbeiter sollte immer neben einer erfahrenen Kraft laufen und nicht eingeplant sein.

Wie viel kostet ein bezahlter Probetag?

Bei sechs Stunden zum Mindestlohn von 13,90 Euro sind das 83,40 Euro brutto, dazu die Arbeitgeberanteile beziehungsweise bei einer kurzfristigen Beschäftigung die entsprechenden Abgaben. Im Vergleich zum Risiko eines Bußgelds und zum Wert eines guten Mitarbeiters ist das wenig. Viele Betriebe zahlen bewusst mehr, weil es einen guten ersten Eindruck macht.