GoBD E-Mail-Archivierung: Was Gastronomen aufheben müssen

Bei der GoBD-E-Mail-Archivierung gilt für dich als Gastronom eine einfache Regel: Mails mit Rechnungen, Gutschriften oder Abrechnungen bewahrst du acht Jahre auf, Mails zu Angeboten, Aufträgen, Reklamationen und Verträgen sechs Jahre. Prüfungssicher ist das nur in einem unveränderbaren Archiv mit Verfahrensdokumentation, nicht im normalen Postfach. Newsletter, Spam und einfache Reservierungen fallen nicht unter die GoBD.

Warum das plötzlich so wichtig ist? Dein Postfach ist seit 2025 ein Belegordner. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, und die landen in den meisten Betrieben genau da, wo auch Reservierungsanfragen, Bewerbungen, der Newsletter vom Kassenhersteller und die dritte Mahnung vom Fettabscheider-Service liegen. Alles in einem Topf. Ohne System.

Die GoBD, ausgeschrieben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, nach dem jeder Betriebsprüfer arbeitet. 2018 haben wir hier schon einmal kurz über E-Mails und GoBD geschrieben. Seitdem gab es drei neue Fassungen der GoBD, die E-Rechnung, kürzere Aufbewahrungsfristen und ein neues Zwangsgeld bei Betriebsprüfungen. Unten findest du alles im Detail: Ampeltabelle, Rechenbeispiel und einen Entscheidungsbaum, den du deinem Team ausdrucken kannst.

Musst du als Gastronom E-Mails überhaupt aufbewahren?

Ja, aber nicht alle. Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails, die als Buchungsbeleg, als Handels- oder Geschäftsbrief oder als sonstige steuerlich bedeutsame Unterlage dienen. Das regelt § 147 der Abgabenordnung. Eine Lieferantenrechnung, ein Angebot für die Firmenfeier oder eine Plattformabrechnung gehören dazu. Newsletter, Spam und einfache Tischreservierungen gehören nicht dazu.

Das Gesetz kennt keine Sonderregel für E-Mails. Es fragt nicht nach dem Transportweg, sondern nach dem Inhalt. Ein Brief vom Getränkelieferanten, der früher im Papierordner landete, ist heute eine Mail mit PDF im Anhang. Die Pflicht ist dieselbe geblieben, nur der Ordner ist digital geworden. Und genau da fängt das Problem an: Den Papierordner hat niemand aus Versehen gelöscht. Das Postfach schon.

Betroffen ist jeder, der Bücher führen oder Aufzeichnungen machen muss. In der Praxis also jeder Gastronom, egal ob GmbH, Einzelunternehmen mit Bilanz oder kleines Café mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wer haftet? Bei der GmbH der Geschäftsführer, beim Einzelunternehmen du selbst. Die Aufgabe kannst du delegieren, die Verantwortung nicht. Das gilt auch dann, wenn dein Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro die Belege verarbeitet.

Was hat sich seit 2018 bei den GoBD geändert?

Eine Menge. Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD 2019, 2024 und 2025 neu gefasst. Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, Buchungsbelege musst du nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahren, und bei Betriebsprüfungen droht seit 2025 ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro pro Tag. Wer 2018 aufgehört hat mitzulesen, arbeitet heute mit falschen Regeln.

Die Zeitleiste zeigt dir, was wann kam und was noch kommt. Die beiden letzten Punkte betreffen dich auch dann, wenn du mit Rechnungen an Firmenkunden bisher wenig zu tun hattest: Catering, Weihnachtsfeiern und Tagungen sind B2B-Geschäft.

Die aktuelle Fassung der GoBD findest du direkt beim Bundesfinanzministerium, zuletzt geändert mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025. Lies es nicht komplett, das sind Dutzende Seiten Verwaltungsdeutsch. Aber schick den Link deinem Steuerberater, wenn er dir noch etwas von zehn Jahren für Belege erzählt.

Was 2027 sonst noch auf dich zukommt, von Mindestlohn bis Umsatzsteuer, haben wir in unserem Überblick zu den Gesetzesänderungen für die Gastronomie 2027 zusammengestellt.

Welche E-Mails im Gastrobetrieb sind aufbewahrungspflichtig?

Aufbewahrungspflichtig sind in deinem Betrieb vor allem Lieferantenrechnungen, E-Rechnungen, Plattformabrechnungen und Zahlungsnachweise als Buchungsbelege, dazu Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen und Vertragsänderungen als Handels- oder Geschäftsbriefe. Nicht aufbewahrungspflichtig sind Werbung, Newsletter und Spam. Einfache Reservierungen und Bewerbungen fallen unter den Datenschutz, nicht unter die GoBD.

Ein Handels- oder Geschäftsbrief ist jede Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abschließt, durchführt oder rückgängig macht. Klingt trocken, ist aber im Alltag ganz einfach: Sobald es um ein konkretes Geschäft mit Preis und Leistung geht, bist du drin. Ein Buchungsbeleg ist alles, was eine Buchung begründet, also vor allem Rechnungen, Gutschriften und Abrechnungen.

Die Ampel zeigt dir zwölf typische Mails aus dem Gastroalltag. Rot heißt acht Jahre, Orange heißt sechs Jahre, Grün heißt: keine steuerliche Aufbewahrungspflicht.

Zwei Grenzfälle kosten in der Praxis am meisten Nerven. Erstens: Reservierungen mit Anzahlung. Sobald Geld fließt, etwa bei einer Gruppenbuchung oder einer Hochzeit, wird aus der Reservierung ein Geschäft mit Beleg. Zweitens: Mails, die du nur weiterleitest. Die Weiterleitung an deinen Steuerberater ersetzt nicht die Aufbewahrung bei dir. Du bist der Aufbewahrungspflichtige, nicht er.

Wer mit Lieferplattformen arbeitet, kennt das Thema aus einer anderen Ecke. Welche Belege du dort ausgeben und aufheben musst, steht in unserem Beitrag zur Belegpflicht bei Lieferdiensten.

Wie lange musst du E-Mails aufbewahren?

Buchungsbelege, also Rechnungen, Gutschriften und Abrechnungen, bewahrst du acht Jahre auf. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich wichtige Unterlagen sechs Jahre. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Frist beginnt immer erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail eingegangen oder verschickt worden ist.

Die acht Jahre für Belege gelten seit dem 1. Januar 2025. Davor waren es zehn. Geändert hat das das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, und zwar in der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und für Rechnungen in § 14b des Umsatzsteuergesetzes. Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.

Rechenbeispiel: Ab wann darfst du löschen?

Die meisten verrechnen sich hier um ein ganzes Jahr, weil sie vom Datum der Mail aus zählen. Falsch. Gezählt wird ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem die Mail kam. Drei Beispiele aus einem ganz normalen Restaurantjahr:

Gut zu wissen für deinen Keller: Papierbelege der Jahrgänge bis 2017 darfst du nach der neuen Achtjahresfrist grundsätzlich vernichten, sofern keine Ablaufhemmung greift. Der Jahrgang 2018 folgt ab dem 1. Januar 2027. Das schafft Platz im Lager. Aber wie gesagt: erst Rückfrage beim Steuerberater, dann Schredder.

Reicht es, die Mails einfach im Postfach liegen zu lassen?

Nein. Ein normales Postfach erfüllt die GoBD nicht, weil jeder mit Zugang Mails löschen, verschieben oder verändern kann, ohne dass das nachvollziehbar protokolliert wird. Die Abgabenordnung verlangt aber, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar vorliegen. Das Postfach ist ein Arbeitsplatz, kein Archiv.

Der Grundsatz steht in § 146 der Abgabenordnung: Eine Eintragung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Für E-Mails heißt das: Sie müssen so abgelegt sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest protokolliert sind. Ein Ordner „Rechnungen 2026" in Outlook erfüllt das nicht.

Fünf Gründe, warum das Postfach dich bei der Prüfung im Stich lässt

1. Löschen geht mit einem Klick. Die Aushilfe räumt auf, der Azubi leert den Papierkorb, du selbst sortierst im Januar aus. Weg ist weg.
2. Mitarbeiterwechsel. Die Restaurantleiterin hat drei Jahre lang alle Lieferantenmails auf ihrer Adresse bekommen. Sie geht, das Konto wird gelöscht, und mit ihm die Belege.
3. Speichergrenzen und Anbieterregeln. Viele Postfächer löschen bei vollem Speicher oder nach längerer Inaktivität automatisch. Was der Anbieter in seinen Bedingungen regelt, hast du wahrscheinlich nie gelesen.
4. Keine Trennung. Der Prüfer hat Anspruch auf die steuerlich relevanten Daten, nicht auf deine private Korrespondenz oder die Personalgespräche. Liegt alles in einem Postfach, wird die Trennung im Prüfungsfall zum Albtraum.
5. Kein geordneter Zugriff. Nach § 147 Abs. 6 AO darf der Prüfer Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, sie maschinell auswerten lassen oder sie in einem auswertbaren Format verlangen. Mit einem wild gewachsenen Postfach kannst du das nicht liefern.

Und der Klassiker: einfach alles ausdrucken und abheften? Funktioniert nicht. Elektronisch eingegangene Unterlagen musst du elektronisch aufbewahren, und zwar in dem Format, in dem sie eingegangen sind. Der Ausdruck ist eine Kopie, kein Original. Du darfst ihn zusätzlich anfertigen, aber er ersetzt nichts.

Was gilt für E-Rechnungen, die per Mail kommen?

Bei einer E-Rechnung bewahrst du den strukturierten Datensatz auf, also die XML-Datei, unverändert und acht Jahre lang. Die Begleitmail selbst ist nur der Umschlag und muss nicht archiviert werden, solange sie keine zusätzlichen steuerlich relevanten Informationen enthält. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto der Rechnung ersetzt den Datensatz nicht.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für dich als Gastronom heißt das in der Praxis: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal, aber nicht als Ablage. Die zweite Änderung der GoBD vom Juli 2025 hat dazu einiges klargestellt:

• Reine XRechnung: Du bewahrst die XML-Datei auf. Eine lesbare Ansicht erzeugt deine Software, die musst du nicht zusätzlich speichern.
• ZUGFeRD oder andere Hybridformate: Das ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Entscheidend ist die XML. Das PDF-Bild musst du nur dann zusätzlich aufbewahren, wenn es Informationen enthält, die in der XML fehlen oder davon abweichen, zum Beispiel Buchungsvermerke.
• Die Begleitmail: Sie ist der Briefumschlag. Steht im Mailtext aber etwas Relevantes, etwa „Abweichend von der Rechnung gewähren wir 3 Prozent Skonto bis zum 15.", dann ist die Mail selbst Teil des Belegs.
• Format beibehalten: Eingegangene elektronische Belege und Geschäftsbriefe bewahrst du in dem Format auf, in dem sie gekommen sind. Wandelst du um, etwa in ein Archivformat, muss das nachvollziehbar dokumentiert sein und darf keine Information verloren gehen.

Die Bons für deine Gäste bleiben übrigens, was sie sind. Rechnungen bis 250 Euro gelten als Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Spannend wird es auf der Ausgangsseite bei Firmenkunden: Catering, Weihnachtsfeiern, Tagungspauschalen. Ab 2027 musst du solche Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, ab 2028 in jedem Fall. Ob und wie das für eine einzelne Bewirtungsrechnung gilt, beantwortet das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung. Im Zweifel klärst du es mit deinem Steuerberater.

Was eine E-Rechnung technisch ist, welche Formate es gibt und wie du sie in deine Buchhaltung bekommst, liest du ausführlich in unserem Beitrag E-Rechnung in der Gastronomie.

Muss diese Mail ins Archiv? Der Entscheidungsbaum

Drei Fragen reichen, um fast jede Mail richtig einzuordnen. Geht es um Geld, das fließt, ist es ein Buchungsbeleg mit acht Jahren Frist. Geht es um ein Geschäft, das vorbereitet, abgeschlossen oder geändert wird, ist es ein Geschäftsbrief mit sechs Jahren. Ist es sonst für die Steuer wichtig, auch sechs Jahre. Alles andere fällt nicht unter die GoBD.

Druck dir den Baum aus und häng ihn neben den Rechner im Büro. Wer in deinem Betrieb Mails bearbeitet, soll ihn kennen. Damit nimmst du die Unsicherheit raus, und die führt in der Praxis meistens zu einem von zwei Fehlern: Entweder wird alles gelöscht, oder es wird gar nichts gelöscht.

Im Zweifel gilt: lieber archivieren. Eine zu viel archivierte Lieferantenmail kostet dich ein paar Kilobyte. Eine fehlende kann dich bei der Prüfung den Vorsteuerabzug kosten. Die Ausnahme sind personenbezogene Daten ohne steuerlichen Bezug, dazu gleich mehr beim Datenschutz.

Wie archivierst du E-Mails GoBD-konform?

GoBD-konform archivierst du, wenn aufbewahrungspflichtige Mails und Anhänge vollständig, unveränderbar, geordnet und maschinell auswertbar abgelegt werden, möglichst automatisch und zeitnah nach Eingang. In kleinen Betrieben bewährt sich eine Kombination: Belege gehen direkt ins Buchhaltungsportal, Geschäftskorrespondenz in ein revisionssicheres E-Mail-Archiv. Beides wird in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

Wichtig zu wissen: Es gibt kein amtliches GoBD-Zertifikat für Software. Die Finanzverwaltung stellt keine Bescheinigungen aus, dass ein Programm die GoBD erfüllt. Wenn ein Anbieter mit „GoBD-zertifiziert" wirbt, meint er ein Testat eines Prüfers, das zeigt, dass das Programm GoBD-konform eingesetzt werden kann. Ob es das in deinem Betrieb wirklich ist, hängt von deiner Einrichtung und deinen Abläufen ab. Software allein macht keinen Betrieb ordnungsmäßig.

Die Lösung, die wir kleinen Betrieben empfehlen

Für das inhabergeführte Restaurant, den Landgasthof oder das Café mit zehn bis zwanzig Leuten reicht meistens ein schlanker Aufbau in drei Teilen:

1. Eine eigene Adresse nur für Rechnungen, zum Beispiel rechnung@ mit deiner Domain. Alle Lieferanten bekommen diese Adresse, sonst keine. Damit trennst du Belege vom restlichen Mailverkehr schon beim Eingang.
2. Automatische Weitergabe der Belege an das Buchhaltungsportal deines Steuerberaters oder deines Buchhaltungsbüros. Viele Portale bieten dafür eine eigene Upload-Adresse. Wichtig: Das Portal muss die Belege unveränderbar speichern, und du klärst schriftlich, wer für die Aufbewahrung zuständig ist.
3. Ein E-Mail-Archiv für die Geschäftskorrespondenz. Viele Mailanbieter haben Archivfunktionen, die eingehende und ausgehende Mails automatisch und unveränderbar ablegen. Lass dir vom Anbieter schriftlich geben, wie die Unveränderbarkeit sichergestellt ist und wie du im Prüfungsfall exportierst.

Dazu kommt eine Datensicherung an mindestens zwei verschiedenen Orten. Ein Archiv, das nur in einer Cloud liegt, ist ein Risiko, wenn der Anbieter pleitegeht oder dein Konto sperrt. Wie du solche Abläufe insgesamt sauber digital aufstellst, ohne zehn Tools nebeneinander zu betreiben, beschreiben wir im Grundlagenbeitrag zur Digitalisierung in der Gastronomie. Und wenn deine Rechnungen sowieso schon in einer Warenwirtschaft landen, lies auch unseren Beitrag zur Warenwirtschaft in der Gastronomie, denn dort sitzt oft schon die halbe Lösung.

Was gehört in deine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in deinem Betrieb Belege und aufbewahrungspflichtige Mails ankommen, bearbeitet, abgelegt, gesichert und nach Fristablauf gelöscht werden. Sie muss so verständlich sein, dass ein fremder Prüfer die Abläufe in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Ihr Umfang richtet sich nach Größe und Komplexität deines Betriebs.

Für eine Imbissbude mit Inhaber und zwei Aushilfen reichen ein paar Seiten. Ein Hotel mit Bankettabteilung, Restaurant und eigener Verwaltung braucht mehr. Entscheidend ist nicht die Seitenzahl, sondern dass das Papier zur Realität passt. Eine Verfahrensdokumentation aus dem Internet, die von einer zentralen Poststelle spricht, die es bei dir gar nicht gibt, schadet mehr, als sie nützt.

Ganz wichtig: Eine fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentation macht deine Buchführung nicht automatisch falsch. Sie wird aber zum Problem, wenn der Prüfer deshalb nicht nachvollziehen kann, ob deine Unterlagen vollständig sind. Und genau dann wird es teuer.

Was passiert, wenn bei der Betriebsprüfung Mails fehlen?

Fehlen aufbewahrungspflichtige Mails oder Belege, kann der Prüfer die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Ohne Rechnung gibt es außerdem keinen Vorsteuerabzug. Liefert dein Betrieb angeforderte Unterlagen trotz qualifizierter Aufforderung nicht fristgerecht, drohen seit 2025 bis zu 11.250 Euro Mitwirkungsverzögerungsgeld.

Die Schätzung ist in § 162 der Abgabenordnung geregelt. Die Gastronomie ist eine bargeldintensive Branche, und genau deshalb schauen Prüfer bei uns besonders genau hin. Stimmen Wareneinkauf und Umsatz nicht zusammen, weil Eingangsrechnungen fehlen oder doppelt gebucht sind, ist die Hinzuschätzung nicht weit. Wie eine Prüfung in der Gastronomie abläuft und worauf Prüfer achten, steht in unserem Beitrag zur Betriebsprüfung in der Gastronomie.

Neu ist das Mitwirkungsverzögerungsgeld nach § 200a AO. Wenn der Prüfer dich mit einem sogenannten qualifizierten Mitwirkungsverlangen auffordert, bestimmte Unterlagen vorzulegen, und du nicht fristgerecht lieferst, kann er für jeden vollen Tag der Verzögerung 75 Euro festsetzen. Die Grenze liegt bei 150 Tagen.

So läuft es typischerweise ab

Der Ablauf ist fast immer derselbe. Der Prüfer kommt, verlangt Datenzugriff und stellt beim Abgleich fest, dass für einen Lieferanten über mehrere Monate Zahlungen auf dem Konto stehen, aber keine Rechnungen in der Buchhaltung. Die Rechnungen kamen per Mail an eine Mitarbeiterin, die inzwischen nicht mehr im Betrieb ist. Ihr Postfach wurde nach dem Austritt gelöscht. Jetzt beginnt die Suche: Der Lieferant soll Kopien schicken, und das dauert. Bei Lieferanten, die es nicht mehr gibt, klappt es gar nicht. Am Ende fehlen Belege, die Vorsteuer daraus wackelt, und der Prüfer fragt sich, was sonst noch fehlt.

Das Kassenthema ist die andere Hälfte. Wie das Finanzamt unangemeldet bei dir auftauchen darf, steht im Beitrag zur Kassennachschau. Welche Belege du deinen Gästen ausgeben musst, liest du im Beitrag zur Belegpflicht in der Gastronomie.

Darfst oder musst du E-Mails wegen der DSGVO löschen?

Beides, je nach Mail. Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet dich, personenbezogene Daten zu löschen, sobald du sie nicht mehr brauchst. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen aber vor: Rechnungen und Geschäftsbriefe darfst du trotz Löschwunsch behalten, bis die Frist abgelaufen ist. Reservierungen ohne Geschäftsbezug und abgelehnte Bewerbungen musst du dagegen nach angemessener Zeit löschen.

Die Regel steht in Artikel 17 der DSGVO. Das Recht auf Löschung gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht ist genau so eine Verpflichtung. Wenn also ein Firmenkunde verlangt, dass du alle seine Daten löschst, bleiben Rechnung und Angebot im Archiv, bis die Frist um ist. Was du nicht mehr brauchst, etwa seine Mobilnummer im Reservierungssystem, löschst du.

Drei Mailtypen, bei denen der Datenschutz das letzte Wort hat

• Tischreservierungen: Name, Telefonnummer, Allergiehinweis. Steuerlich irrelevant, solange keine Anzahlung fließt. Nach dem Besuch hast du in aller Regel keinen Grund mehr, die Daten aufzuheben, außer der Gast hat zugestimmt, zum Beispiel für Geburtstagsgrüße.
• Bewerbungen: Keine steuerliche Pflicht. Nach einer Absage darfst du die Unterlagen eine Zeit lang aufheben, um dich gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verteidigen zu können. Die Frist für solche Ansprüche beträgt nach § 15 Abs. 4 AGG zwei Monate ab Zugang der Absage, dazu kommt die Klagefrist. In der Praxis werden oft rund sechs Monate angesetzt. Wie lange es in deinem Fall sein darf, klärst du mit einem Rechtsanwalt oder deinem Datenschutzberater. Wie du überhaupt gute Bewerbungen bekommst, steht im Beitrag zu Stellenanzeigen im Gastgewerbe.
• Private Mails auf dem Firmenkonto: Erlaubst du deinen Mitarbeitern, die Firmenadresse privat zu nutzen, wird das automatische Archivieren rechtlich heikel. Die sauberste Lösung ist eine klare Regel: Firmenpostfach nur dienstlich. Lass dir die Formulierung von einem Rechtsanwalt prüfen.

Wie stellst du deinen Betrieb in sieben Tagen um?

In sieben Tagen schaffst du die Grundlage: eine eigene Rechnungsadresse, automatische Belegweitergabe, ein E-Mail-Archiv, eine einfache Verfahrensdokumentation und eine Einweisung fürs Team. Das kostet dich ein paar Stunden über die Woche verteilt, keinen Urlaub. Der Rest ist Routine, die sich im Alltag einspielt. Vorher und nachher sieht das so aus:

Ein Wort zur Reihenfolge: Erst sichern, dann aufräumen. Wer am ersten Tag anfängt, alte Postfächer auszumisten, löscht garantiert etwas, das er noch braucht. Und noch ein Wort zum Aufwand: Die Umstellung ist kein IT-Projekt, sondern eine Organisationsfrage. Wer seine Abläufe schon einmal sauber aufgeschrieben hat, für den Dienstplan, die Mise en place oder die Kasse, weiß, wie das geht.

Du willst solche Themen lieber live besprechen und deine Fragen direkt stellen? Jeden Montag von 10 bis 11 Uhr treffen sich Gastronomen und Hoteliers aus dem ganzen DACH-Raum online, kostenlos. Melde dich für die Hospitality Business School an und bring deine Fragen zu GoBD und E-Rechnung einfach mit.

Häufige Fragen zur GoBD-E-Mail-Archivierung

Fristen und Pflichten

Wie lange muss ich E-Mails in der Gastronomie aufbewahren?
Das hängt vom Inhalt ab. E-Mails mit Rechnungen, Gutschriften oder Abrechnungen sind Buchungsbelege und werden acht Jahre aufbewahrt. Angebote, Auftragsbestätigungen und andere Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail eingegangen oder verschickt worden ist.

Gilt für Rechnungen noch die Zehnjahresfrist?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen eine Frist von acht Jahren. Das hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz in der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch und im Umsatzsteuergesetz geändert. Zehn Jahre gelten weiter für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse.

Muss ich jede E-Mail aufbewahren, um auf Nummer sicher zu gehen?
Nein, und das wäre auch datenschutzrechtlich problematisch. Aufbewahrungspflichtig sind nur Mails, die Buchungsbelege, Geschäftsbriefe oder sonst steuerlich wichtige Unterlagen sind. Newsletter, Spam und einfache Reservierungen ohne Anzahlung fallen nicht darunter.

Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
Ja. Die GoBD gelten für alle, die nach Steuergesetzen Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen. Das betrifft auch das kleine Café oder den Imbiss mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Der Umfang der Verfahrensdokumentation darf sich aber an der Größe des Betriebs orientieren.

Archiv und Technik

Reicht es, E-Mails in Outlook oder Gmail in Ordnern abzulegen?
Nein. In einem normalen Postfach können Mails ohne Protokoll gelöscht oder verändert werden. Die GoBD verlangen eine unveränderbare, vollständige und auswertbare Aufbewahrung. Dafür brauchst du ein revisionssicheres Archiv oder ein Buchhaltungsportal, das die Belege unveränderbar speichert.

Darf ich E-Mails mit Rechnungen ausdrucken und dann löschen?
Nein. Elektronisch eingegangene Unterlagen musst du elektronisch und im Eingangsformat aufbewahren. Ein Ausdruck ist eine zusätzliche Kopie, ersetzt aber nicht das Original. Wer ausdruckt und löscht, hat im Prüfungsfall keinen ordnungsgemäßen Beleg.

Muss ich bei einer E-Rechnung auch die E-Mail aufbewahren?
In der Regel nicht. Dient die Mail nur als Transportweg für die Rechnung, ist sie wie ein Briefumschlag und muss nicht archiviert werden. Enthält der Mailtext aber zusätzliche steuerlich relevante Informationen, etwa abweichende Zahlungsbedingungen, gehört die Mail mit ins Archiv.

Gibt es eine GoBD-zertifizierte Software, mit der ich auf der sicheren Seite bin?
Ein amtliches Zertifikat gibt es nicht. Die Finanzverwaltung bescheinigt keiner Software, dass sie die GoBD erfüllt. Testate von Prüfern zeigen nur, dass ein Programm ordnungsgemäß eingesetzt werden kann. Ob dein Betrieb GoBD-konform arbeitet, hängt von Einrichtung, Abläufen und Verfahrensdokumentation ab.

Prüfung und Datenschutz

Was passiert, wenn bei der Betriebsprüfung Rechnungen aus dem Postfach fehlen?
Der Prüfer kann die Buchführung beanstanden und nach § 162 AO schätzen. Für fehlende Eingangsrechnungen kann zudem der Vorsteuerabzug entfallen. Liefert dein Betrieb angeforderte Unterlagen trotz qualifizierter Aufforderung nicht rechtzeitig, kann ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro pro Tag fällig werden.

Wie hoch ist das Mitwirkungsverzögerungsgeld?
Es beträgt 75 Euro für jeden vollen Tag, an dem du einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen nicht nachkommst, höchstens für 150 Tage. Das sind bis zu 11.250 Euro. Es gilt grundsätzlich für Steuern, die ab 2025 entstehen, und für Außenprüfungen, die seit 2025 angeordnet werden. Ein zusätzlicher Zuschlag trifft vor allem sehr große Unternehmen.

Muss ich Rechnungen löschen, wenn ein Kunde Löschung nach DSGVO verlangt?
Nein. Nach Artikel 17 Abs. 3 DSGVO gilt das Recht auf Löschung nicht, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Rechnungen und Geschäftsbriefe bleiben bis zum Fristablauf im Archiv. Daten, die du nicht mehr brauchst, etwa Kontaktdaten im Reservierungssystem, musst du dagegen löschen.

Wie lange darf ich Bewerbungen per E-Mail aufheben?
Steuerlich gar nicht, denn Bewerbungen sind keine steuerrelevanten Unterlagen. Nach einer Absage darfst du sie befristet aufheben, um dich gegen Ansprüche nach dem AGG zu verteidigen. In der Praxis sind rund sechs Monate verbreitet. Die genaue Dauer klärst du mit einem Rechtsanwalt oder Datenschutzberater.

Was mache ich mit dem Postfach, wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt?
Nicht löschen. Prüf zuerst, ob aufbewahrungspflichtige Mails im Postfach liegen, und übernimm sie ins Archiv. Danach richtest du eine Weiterleitung oder Abwesenheitsnotiz ein. Private Inhalte, falls die private Nutzung erlaubt war, sind ein Fall für den Rechtsanwalt.

Dein Postfach ist kein Archiv, und dein Prüfer weiß das. Richte es ein, bevor er fragt, dann ist die nächste Betriebsprüfung für dich ein Termin und kein Albtraum.