Kassennachschau – Was ist das denn nun wieder?

Ablauf, Datenexport, TSE und die typischen Fehler bei elektronischen Kassen | Lesezeit: 13 Minuten

Freitag, 18:40 Uhr, das Restaurant ist halb voll. Am Tresen stellt sich ein Gast vor, zeigt einen Dienstausweis und sagt, er sei vom Finanzamt. Er habe schon eine Stunde an Tisch 12 gesessen, ein Schnitzel gegessen und zugesehen, wie die Kasse bedient wird. Jetzt hätte er gern den Kassensturz und den Datenexport.

So beginnt eine Kassennachschau, und in vielen Betrieben ist das der Moment, in dem das Problem anfängt. Nicht weil etwas manipuliert wurde, sondern weil niemand weiß, wie der Export funktioniert, die Verfahrensdokumentation fehlt oder die TSE seit drei Wochen einen Fehler meldet, den alle ignoriert haben. Die Nachschau prüft nicht nur Geld, sie prüft Organisation.

Wer noch mit offener Ladenkasse arbeitet, findet Kassenbericht und Zählprotokoll im Beitrag zur offenen Ladenkasse in der Gastronomie. Hier geht es um die Nachschau bei elektronischen Kassen mit TSE.

Was ist eine Kassennachschau?

Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung des Finanzamts direkt im Betrieb, geregelt in § 146b Abgabenordnung und seit dem 1. Januar 2018 möglich. Der Prüfer kontrolliert, ob deine Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß sind und ob Kassenbestand und Aufzeichnungen zusammenpassen. Sie ist keine Betriebsprüfung, kann aber direkt in eine übergehen.

Den Gesetzestext findest du in § 146b AO. Der entscheidende Unterschied zur klassischen Außenprüfung: Es gibt keine Prüfungsanordnung, keine Vorbereitungszeit und keinen vereinbarten Termin. Der Prüfer kommt, wann es ihm passt, solange es während deiner üblichen Geschäftszeiten ist. Auch nach Ladenschluss darf er kommen, wenn im Betrieb noch gearbeitet wird.

In der Gastronomie ist die Nachschau besonders häufig, weil hier viel bar bezahlt wird und die Verprobung über den Wareneinsatz gut funktioniert. Das Finanzamt weiß ungefähr, was ein Schnitzel im Einkauf kostet und welcher Getränkeanteil in einem Speiselokal üblich ist. Passen deine Zahlen nicht zu deinem Betriebstyp, steigt die Wahrscheinlichkeit eines Besuchs.

Wie läuft eine Kassennachschau ab?

Eine Kassennachschau läuft in der Regel in sechs Schritten ab: unerkannte Beobachtung, Ausweisen, Kassensturz, Einsicht in Aufzeichnungen und Verfahrensdokumentation, Datenexport aus der Kasse und schließlich die Entscheidung, ob alles in Ordnung ist oder der Prüfer zur Außenprüfung übergeht. Die meisten Nachschauen dauern wenige Stunden, wenn alles vorbereitet ist.

Vereinfachte Darstellung des typischen Ablaufs. Rechte und Pflichten im Einzelfall klärst du mit deinem zugelassenen Steuerberater.

Schritt 1 ist der Teil, den die meisten unterschätzen. Der Prüfer darf sich vorher wie jeder andere Gast im öffentlich zugänglichen Bereich aufhalten, ohne sich auszuweisen. Er sieht, ob Bestellungen sofort boniert werden, ob Getränke an der Kasse vorbei rausgehen und ob der Gast einen Beleg bekommt. Was er dabei beobachtet, kann er später mit den Kassendaten abgleichen.

Was darf der Prüfer, und was darf er nicht?

Der Prüfer darf deine Geschäftsräume während der üblichen Geschäftszeiten betreten, einen Kassensturz verlangen, Aufzeichnungen und Belege einsehen, Auskünfte verlangen und bei elektronischen Kassen einen Datenexport anfordern. Deine Wohnräume darf er gegen deinen Willen nur zur Abwehr dringender Gefahren betreten. Eine Durchsuchung ist die Nachschau ausdrücklich nicht.

Du und dein Team seid zur Mitwirkung verpflichtet. Das heißt: Unterlagen herausgeben, Fragen zur Bedienung der Kasse beantworten, den Datenexport ermöglichen. Mitwirken heißt aber nicht, spontan Vermutungen zu äußern. Wenn du etwas nicht sicher weißt, sag das. Ein falsches „Das machen wir immer so“ kann später teurer werden als ein ehrliches „Das muss ich nachsehen“.

Schick ruhig deinen Steuerberater per Telefon dazu. Rechne aber nicht damit, dass der Prüfer wartet, bis er da ist. Deshalb ist die wichtigste Vorbereitung organisatorisch: Im Betrieb muss immer jemand wissen, wo die Unterlagen liegen und wie der Export funktioniert, auch an deinem freien Tag.

Was muss deine elektronische Kasse bei der Nachschau können?

Deine elektronische Kasse muss drei Dinge können: Sie muss jeden Vorgang mit einer funktionierenden technischen Sicherheitseinrichtung aufzeichnen, die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle exportieren und dir einen Tagesabschluss liefern, der zum gezählten Bestand passt. Dazu muss sie seit 2025 über ELSTER beim Finanzamt gemeldet sein.

Die Anforderungen stehen in § 146a AO. Die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, signiert jeden Vorgang so, dass spätere Änderungen erkennbar sind. Fällt sie aus, darfst du die Kasse weiter benutzen, musst den Ausfall aber dokumentieren und schnellstmöglich beheben. Eine TSE, die seit Wochen einen Fehler meldet, ist bei einer Nachschau einer der häufigsten und teuersten Befunde.

Der Datenexport ist der zweite Stolperstein. Viele Wirte haben ihn nie selbst ausgelöst, weil das bei der Einrichtung der Kassendienstleister gemacht hat. Am Tag der Nachschau ist der Dienstleister dann nicht erreichbar. Probier den Export einmal in Ruhe aus, schreib die Schritte auf und leg die Anleitung zur Verfahrensdokumentation.

Welche Fehler finden Prüfer in der Gastronomie am häufigsten?

In der Gastronomie finden Prüfer vor allem organisatorische Fehler, nicht Manipulation: ausgefallene TSE ohne Dokumentation, fehlende Meldung beim Finanzamt, offene Tische über Tage, ungewöhnlich viele Stornos, Trainingsbuchungen im laufenden Betrieb und eine fehlende oder veraltete Verfahrensdokumentation. Jeder dieser Punkte lässt sich mit wenig Aufwand abstellen.

Offene Tische sind ein typisch gastronomisches Problem. Bestellungen werden boniert, der Gast zahlt später oder gar nicht, der Tisch bleibt im System offen, irgendwann wird er gelöscht oder umgebucht. Für einen Prüfer sieht das aus wie ein Vorgang ohne Umsatz. Schließ Tische täglich ab, und lass jedes Storno nach Zahlung mit einer kurzen Begründung erfassen.

Ein zweites Gastro-Thema sind Lieferumsätze. Wer über Plattformen ausliefert, muss diese Umsätze genauso sauber in der Kasse haben wie den Umsatz im Gastraum. Fehlen sie, passt der Wareneinsatz nicht zum Umsatz, und genau diese Lücke findet eine Verprobung. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Beitrag zur Belegpflicht bei Lieferdiensten. Was Lieferplattformen dich über die Kasse hinaus kosten, steht im Beitrag zum Lieferdienst in der Gastronomie.

Der dritte Klassiker ist der Wareneinsatz selbst. Wer keine saubere Warenwirtschaft führt, kann einer Verprobung wenig entgegensetzen. Liegt dein Wareneinsatz bei Speisen deutlich über den 28 bis 32 Prozent, die wir in der Beratung als üblichen Bereich sehen, fragt der Prüfer, wo der Umsatz zu dieser Ware geblieben ist. Wie du Einkauf, Bestand und Verbrauch zusammenführst, zeigt der Beitrag zur Warenwirtschaft in der Gastronomie.

Was droht, wenn die Kassennachschau Mängel ergibt?

Ergibt die Nachschau Mängel, kann der Prüfer ohne weitere Ankündigung zur Außenprüfung übergehen. Dann drohen Schätzungen deiner Umsätze mit Nachzahlungen bei Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer, oft über mehrere Jahre. Verstöße gegen die Pflichten rund um elektronische Kassen und TSE können zusätzlich mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Den Bußgeldrahmen regelt § 379 AO. Entscheidend ist dabei die Unterscheidung zwischen einem dokumentierten, kurzfristigen Problem und einem Zustand, der über Wochen ignoriert wurde. Ein TSE-Ausfall, der mit Datum, Ursache und Behebung festgehalten ist, zeigt Sorgfalt. Ein Ausfall, den niemand bemerkt haben will, zeigt das Gegenteil.

Was passiert, wenn aus der Nachschau eine Außenprüfung wird, wie die Schätzung funktioniert und wie du dich auf eine Betriebsprüfung vorbereitest, behandeln wir im Beitrag zur Betriebsprüfung in der Gastronomie.

Wie gehst du bei der Nachschau mit Trinkgeld in der Kasse um?

Trinkgeld muss in der Kasse klar vom Umsatz getrennt sein, sonst passt bei einer Nachschau weder der Kassensturz noch die Erklärung dazu. Bargeld-Trinkgeld, das direkt an dein Team geht, gehört nicht in die Kasse. Trinkgeld, das per Karte über deinen Betrieb läuft, muss nachvollziehbar erfasst und an die Mitarbeiter weitergegeben werden.

In der Praxis entstehen die Probleme an der Schnittstelle. Der Gast zahlt 47 Euro mit Karte und gibt 5 Euro Trinkgeld obendrauf, der Kellner nimmt die 5 Euro abends bar aus der Kasse. Ist das nicht sauber gebucht, fehlen beim Kassensturz plötzlich Beträge, oder es liegt mehr Bargeld in der Kasse, als der Tagesbericht ausweist. Für einen Prüfer sieht beides zunächst gleich verdächtig aus.

Leg deshalb in der Verfahrensdokumentation fest, wie Karten-Trinkgeld erfasst, ausgezahlt und belegt wird, und halte dich jeden Tag daran. Wie das mit modernen Kartenterminals funktioniert und welche steuerlichen Fragen du mit deinem Steuerberater klären solltest, zeigt unser Beitrag zum digitalen Trinkgeld am Kartenterminal.

Was ändert die Kassenpflicht ab 2028 an der Nachschau?

Nach dem Gesetzentwurf vom September 2026 sollen Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz ab 2028 eine elektronische Kasse nutzen müssen, und der Papierbon wird durch eine digitale Belegbereitstellung ersetzt. Für die Nachschau heißt das: Mehr Betriebe haben dann eine TSE, und der Prüfer kann zusätzlich kontrollieren, ob dem Gast ein digitaler Beleg angeboten wird.

Für Betriebe, die heute noch mit offener Ladenkasse arbeiten und über der Umsatzgrenze liegen, wird die Nachschau ab 2028 grundsätzlich anders. Wer dann noch ohne elektronische Kasse arbeitet, obwohl er müsste, begeht nach dem Entwurf eine Ordnungswidrigkeit. Die Umstellung ist also keine Frage des Ob mehr, sondern des Wann. Ein ruhiger Zeitpunkt im Jahr 2027 ist deutlich besser als der Dezember davor.

Wie bereitest du deinen Betrieb in einer Stunde vor?

In einer Stunde bereitest du deinen Betrieb auf eine Kassennachschau vor, wenn du sechs Punkte abhakst: Meldung beim Finanzamt prüfen, TSE-Status prüfen, Datenexport einmal ausprobieren, Verfahrensdokumentation aktualisieren, Unterlagen an einen festen Ort legen und eine Vertretung im Team einweisen. Danach ist die Nachschau kein Schreckmoment mehr, sondern eine Formalität.

• Meldung prüfen. Frag deinen Steuerberater, ob Kasse und TSE über ELSTER gemeldet sind. Neue Geräte seit 2025 eingeschlossen.
• TSE-Status ansehen. Zeigt die Kasse Fehlermeldungen? Läuft das Zertifikat der TSE bald ab? Dein Kassendienstleister kann das in Minuten prüfen.
• Datenexport üben. Einmal selbst auslösen, Schritte notieren, Anleitung ausdrucken.
• Verfahrensdokumentation aktualisieren. Welche Kasse, welche TSE, wer bedient, wie werden Stornos, offene Tische und Trinkgeld behandelt.
• Unterlagen an einen festen Ort. Tagesberichte, Bedienungsanleitung, Verfahrensdokumentation, Zertifikat der TSE.
• Vertretung einweisen. Eine Person aus dem Team kennt den Ordner und den Export und weiß, wen sie anrufen muss.

Die Kasse ist das Herz deiner Digitalisierung, nicht nur ein Prüfgegenstand. Welches System zu welchem Betrieb passt und wie Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung zusammenspielen, beschreibt René Kaplick in Der digitale Wirt, entstanden aus über 1.200 Vor-Ort-Beratungen in mehr als 280 Betrieben im Landesprogramm GastroDigital Hessen.

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Häufige Fragen zur Kassennachschau

Darf das Finanzamt ohne Ankündigung zur Kassennachschau kommen?

Ja. Die Kassennachschau nach § 146b Abgabenordnung findet ohne vorherige Ankündigung statt, während der üblichen Geschäftszeiten. Der Prüfer darf vorher sogar unerkannt als Gast im Betrieb beobachten, wie die Kasse bedient wird, und Testkäufe machen. Erst wenn er Unterlagen sehen oder Fragen stellen will, muss er sich ausweisen.

Was darf der Prüfer bei einer Kassennachschau verlangen?

Er darf die Geschäftsräume betreten, einen Kassensturz verlangen, Aufzeichnungen, Bücher und Belege einsehen und Auskünfte verlangen. Bei elektronischen Kassen darf er die Kassendaten über die einheitliche digitale Schnittstelle als Datenexport anfordern. Wohnräume darf er gegen deinen Willen nur zur Abwehr dringender Gefahren betreten.

Was passiert, wenn bei der Kassennachschau Fehler gefunden werden?

Gibt die Nachschau Anlass zu Beanstandungen, kann der Prüfer ohne weitere Ankündigung zur Außenprüfung übergehen. Dann wird aus einem Kassencheck eine Betriebsprüfung, häufig mit Schätzung der Umsätze. Bei Verstößen gegen die Anforderungen an elektronische Kassen und die TSE drohen zusätzlich Bußgelder.

Wie hoch ist das Bußgeld bei einer fehlenden oder defekten TSE?

Verstöße gegen die Pflichten rund um elektronische Kassen und technische Sicherheitseinrichtungen können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Ein kurzfristiger, dokumentierter und behobener TSE-Ausfall ist dabei etwas anderes als eine Kasse, die monatelang ohne funktionierende TSE läuft.

Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?

Ja. Seit 2025 müssen elektronische Kassensysteme mit TSE über ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden, ebenso ihre Außerbetriebnahme. Das übernimmt in der Regel dein Steuerberater. Nach dem Gesetzentwurf zur Kassenpflicht soll künftig auch der Wechsel der TSE mitgeteilt werden müssen.

Was ist bei offenen Tischen in der Gastronomie zu beachten?

Bestellungen, die boniert, aber nicht bezahlt sind, müssen nachvollziehbar abgeschlossen werden. Tische, die tagelang offen bleiben, oder Zwischenrechnungen, die nie zu einem Zahlungsvorgang führen, sind bei einer Nachschau ein klassischer Prüfpunkt. Schließ offene Tische täglich ab und lass Stornos begründen.

Muss ich bei der Kassennachschau auf meinen Steuerberater warten?

Du darfst deinen Steuerberater hinzuziehen und solltest ihn sofort anrufen. Rechne aber nicht damit, dass der Prüfer mit der Nachschau wartet, bis er eintrifft. Deshalb muss im Betrieb jemand wissen, wo Unterlagen liegen und wie der Datenexport funktioniert, auch wenn du selbst nicht da bist.