Betriebsprüfung

Ablauf, Nachkalkulation, Schätzung und was sich seit 2025 geändert hat | Lesezeit: 13 Minuten

Zwei Wochen. So viel Vorlauf hat ein typischer Gastronomiebetrieb in der Regel, wenn die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt. Zwei Wochen, um drei Jahre Buchhaltung, Kassendaten und Belege so aufzubereiten, dass ein Prüfer sie in Ruhe auseinandernehmen kann. Wer erst dann anfängt, ist zu spät.

Eine Betriebsprüfung in der Gastronomie entscheidet sich selten an einer einzelnen Rechnung. Sie entscheidet sich an einer Zahl: dem Verhältnis von Wareneinsatz zu Umsatz. Der Prüfer weiß ungefähr, was ein Restaurant für ein Schnitzel einkauft und wofür es dieses Schnitzel verkauft. Passt dein Verhältnis nicht ins Bild, beginnt die eigentliche Arbeit, und zwar für dich.

Wie läuft eine Betriebsprüfung in der Gastronomie ab?

Eine Betriebsprüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung, die Zeitraum, Steuerarten und Beginn festlegt. Danach fordert der Prüfer die digitalen Daten aus Buchhaltung und Kasse an, wertet sie aus, stellt Fragen und verlangt Belege. Am Ende steht eine Schlussbesprechung mit den Ergebnissen und der Prüfungsbericht, aus dem geänderte Steuerbescheide folgen.

Vereinfachte Darstellung. Fristen, Rechte und Rechtsbehelfe im Einzelfall klärst du mit deinem zugelassenen Steuerberater.

Die Prüfungsanordnung muss angemessen vorher bekanntgegeben werden. Für Betriebe, die nicht zu den Großbetrieben zählen, gelten nach der Betriebsprüfungsordnung in der Regel zwei Wochen als angemessen. Bei Klein- und Mittelbetrieben soll der Prüfungszeitraum in der Regel die letzten drei Jahre nicht überschreiten, für die Erklärungen abgegeben wurden. Ergibt sich ein Verdacht auf Steuerhinterziehung, gilt diese Grenze nicht.

Häufig beginnt eine Betriebsprüfung übrigens gar nicht mit Post, sondern mit einer Kassennachschau, die Mängel ergibt. Dann kann der Prüfer direkt zur Außenprüfung übergehen. Wie die Nachschau abläuft und was eine elektronische Kasse dabei können muss, steht im Beitrag zur Kassennachschau in der Gastronomie. Wer noch mit offener Ladenkasse arbeitet, findet die Anforderungen an den Kassenbericht im Beitrag zur offenen Ladenkasse.

Welche Daten will der Prüfer sehen?

Der Prüfer will vor allem digitale Daten sehen: die Buchhaltung, die Einzelaufzeichnungen der Kasse, die Tagesabschlüsse, die Verfahrensdokumentation und die Belege zu Einkauf, Personal und Bargeld. Das Finanzamt hat nach der Abgabenordnung ein Recht auf Datenzugriff und kann die Daten selbst auswerten. Was nicht digital vorliegt, muss in Papierform lückenlos da sein.

Die Grundlage ist § 147 AO, der Aufbewahrungspflichten und Datenzugriff regelt. In der Praxis heißt das: Der Prüfer bekommt deine Buchhaltungsdaten in einem auswertbaren Format, deine Kassendaten über die einheitliche Schnittstelle und Einsicht in alles, was er für die Prüfung braucht. Dazu gehört auch die Verfahrensdokumentation, also die Beschreibung, wie in deinem Betrieb Kasse, Belege und Buchhaltung zusammenlaufen.

Für Gastronomen besonders wichtig sind die Daten, aus denen sich der Wareneinsatz ergibt: Einkaufsrechnungen, Inventuren, Aufzeichnungen über Personalessen und Eigenverbrauch und, wenn vorhanden, Rezepturen. Je vollständiger diese Daten sind, desto weniger muss der Prüfer schätzen. Je lückenhafter, desto mehr Spielraum hat er.

Wie funktioniert die Nachkalkulation über den Wareneinsatz?

Bei der Nachkalkulation rechnet der Prüfer aus deinem Wareneinsatz zurück, welchen Umsatz du bei branchenüblicher Kalkulation hättest erzielen müssen. Liegt der erklärte Umsatz deutlich darunter, also deine Wareneinsatzquote deutlich über dem Üblichen, muss der Unterschied erklärt werden. In der Gastronomie ist das die wichtigste Prüfungsmethode überhaupt.

Ein Rechenbeispiel: Ein Restaurant kauft im Jahr Speisenware für 120.000 Euro netto ein und erklärt einen Speisenumsatz von 330.000 Euro netto. Das ergibt eine Wareneinsatzquote von 36,4 Prozent. In der Beratung sehen wir bei Speisen typischerweise 28 bis 32 Prozent. Rechnet der Prüfer mit 30 Prozent, kommt er auf einen Speisenumsatz von 400.000 Euro.

Die Differenz ist nicht automatisch Schwarzgeld. Eine hohe Wareneinsatzquote kann echte Gründe haben: hoher Verderb, großzügige Portionen, Personalessen, Eigenverbrauch der Familie, zu niedrige Preise. Aber jeder dieser Gründe muss belegbar sein. Ein Satz wie „Bei uns wird eben viel weggeworfen“ reicht nicht. Eine Liste, auf der Verderb mit Datum und Menge steht, reicht schon eher.

Genau deshalb sind ordentliche Aufzeichnungen über Abfall und Verderb nicht nur eine Kostenfrage, sondern auch eine Prüfungsfrage. Wie du Abfälle an vier Kontrollpunkten erfasst und reduzierst, zeigt der Beitrag Lebensmittelabfälle reduzieren. Und wie du deine Preise so kalkulierst, dass die Wareneinsatzquote im Zielbereich liegt, erklärt die Deckungsbeitragskalkulation in der Gastronomie.

Rezepturen sind dabei dein stärkstes Argument. Wer für seine wichtigsten Gerichte festgelegte Portionsgrößen und Zutatenmengen hat, kann einem Prüfer zeigen, warum der Wareneinsatz so ist, wie er ist. Wer nur sagen kann, dass der Koch nach Gefühl portioniert, überlässt die Rechnung dem Prüfer. Das gilt auch umgekehrt: Liegt dein Wareneinsatz auffällig niedrig, will der Prüfer wissen, ob irgendwo Einkäufe fehlen, etwa bar beim Großmarkt bezahlte Ware, die nie gebucht wurde.

Was passiert, wenn der Prüfer schätzt?

Schätzt der Prüfer, setzt das Finanzamt den Umsatz an, den es für plausibel hält, und berechnet darauf Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer neu, in der Regel für alle geprüften Jahre. Dazu kommen Zinsen. Eine Schätzung ist erlaubt, wenn die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist oder die Zahlen nicht plausibel erklärt werden können.

Die Grundlage ist § 162 AO. Für Gastronomen kommt 2026 eine Besonderheit dazu: Ein Prüfungszeitraum, der die Jahre 2023 bis 2025 umfasst, trifft auf drei verschiedene Steuersätze für Speisen. Hinzugeschätzter Speisenumsatz wird mit dem Satz besteuert, der im jeweiligen Jahr galt.

Vereinfachte Übersicht für Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle. Die steuerliche Behandlung im Einzelfall klärst du mit deinem zugelassenen Steuerberater.

Was das in Euro bedeutet, zeigt das Beispiel von oben. 70.000 Euro hinzugeschätzter Speisenumsatz im Jahr 2024 kosten bei 19 Prozent allein 13.300 Euro Umsatzsteuer. Derselbe Betrag im Jahr 2026 kostet bei 7 Prozent 4.900 Euro. Einkommen- und Gewerbesteuer auf den geschätzten Mehrgewinn kommen in beiden Fällen dazu. Über drei Prüfungsjahre wird aus einer Lücke in der Wareneinsatzquote schnell ein Betrag, der einen Betrieb in ernste Liquiditätsnot bringt.

Eine Schätzung ist kein Urteil, das in Stein gemeißelt ist. Die Höhe hängt stark davon ab, was du dem Prüfer an Belegen entgegensetzen kannst: Rezepturen, Verderblisten, Aufzeichnungen über Personalessen, Preislisten aus den geprüften Jahren. Bei schwer ermittelbaren Sachverhalten können sich Finanzamt und Betrieb in einer sogenannten tatsächlichen Verständigung auf eine Größe einigen, die dann für beide Seiten verbindlich ist. Ob das sinnvoll ist und wie weit man dabei gehen kann, entscheidest du mit deinem Steuerberater. Je besser die Dokumentation, desto kleiner der Schätzungsrahmen, über den überhaupt gesprochen wird. Wer nichts vorlegen kann, verhandelt mit leeren Händen.

Was hat sich seit 2025 bei der Betriebsprüfung geändert?

Seit 2025 kann der Prüfer ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen stellen. Erfüllst du es nicht fristgerecht, muss das Finanzamt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je Kalendertag festsetzen, für höchstens 150 Tage. Das sind bis zu 11.250 Euro, ohne dass bis dahin eine einzige Steuernachzahlung feststeht. Es gilt für Prüfungsanordnungen ab dem 1. Januar 2025.

Die Regel steht in § 200a AO. Neu ist vor allem, dass das Finanzamt beim Mitwirkungsverzögerungsgeld kein Ermessen mehr hat: Liegt eine unentschuldigte Verzögerung vor, wird es festgesetzt. Für sehr große Unternehmen und Wiederholungsfälle kann zusätzlich ein Zuschlag dazukommen. Für einen typischen Gastronomiebetrieb heißt das vor allem: Anfragen des Prüfers nicht liegen lassen, Fristen ernst nehmen und Unterlagen vollständig liefern.

Dazu kommt die Entwicklung bei den Kassen. Nach dem im September 2026 vom Kabinett beschlossenen Gesetzentwurf sollen Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz ab 2028 eine elektronische Kasse nutzen müssen. Damit werden die Kassendaten für Prüfer noch wichtiger, und die offene Ladenkasse fällt als Erklärung für Lücken bei vielen Betrieben weg.

Welche anderen Prüfungen drohen Gastronomen?

Neben der Betriebsprüfung des Finanzamts gibt es drei weitere Prüfungen, die Gastronomen regelmäßig treffen: die Lohnsteuer-Außenprüfung, die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung zu Sozialversicherungsbeiträgen und Kontrollen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Alle drei schauen auf dein Personal, und alle drei können Nachzahlungen auslösen, auch wenn die Steuer in Ordnung ist.

Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre. Dabei geht es um Minijobs, Aushilfen, Saisonkräfte, Sachbezüge wie Personalessen und um die Frage, ob alle Beiträge richtig berechnet wurden. Die Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamts schaut auf ähnliche Punkte aus steuerlicher Sicht, etwa Trinkgeld, Sachbezüge und Pauschalierungen.

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kommt dagegen oft unangekündigt in den laufenden Betrieb. Das Gastgewerbe gehört zu den Branchen, in denen Beschäftigte ihren Ausweis mitführen müssen und neue Mitarbeiter spätestens bei Arbeitsaufnahme gemeldet sein müssen. Geprüft wird außerdem, ob der Mindestlohn eingehalten und die Arbeitszeit aufgezeichnet wird. Was ein Mitarbeiter dich wirklich kostet, inklusive aller Abgaben, zeigt der Beitrag zu den Personalkosten in der Gastronomie. Und wie du Arbeitszeiten und Ruhezeiten im Dienstplan sauber abbildest, steht im Beitrag zum Dienstplan in der Gastronomie.

Wie bereitest du deinen Betrieb vor, bevor die Anordnung kommt?

Die beste Vorbereitung beginnt, bevor die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt. Prüf einmal im Jahr mit deinem Steuerberater, ob deine Wareneinsatzquoten erklärbar sind, ob Kassen- und Buchhaltungsdaten vollständig exportiert werden können und ob Personalessen, Eigenverbrauch und Verderb dokumentiert sind. Wer das regelmäßig macht, geht entspannt in jede Prüfung.

• Wareneinsatz je Jahr ausrechnen, getrennt nach Speisen und Getränken. Liegt eine Quote deutlich außerhalb des üblichen Bereichs, die Gründe sofort dokumentieren, nicht erst bei der Prüfung.
• Personalessen und Eigenverbrauch erfassen. Mitarbeiteressen und Entnahmen für die Familie sind legitim, aber nur, wenn sie aufgezeichnet sind.
• Verderb und Abfall mit Datum und Menge notieren, vor allem bei teurer Ware wie Fleisch und Fisch.
• Inventur ernst nehmen. Eine Inventur, die nur geschätzt wird, ist bei einer Nachkalkulation wertlos.
• Kassendaten testweise exportieren und die Verfahrensdokumentation auf den aktuellen Stand bringen.
• Einen Ansprechpartner festlegen, der Fragen des Prüfers sammelt und mit deinem Steuerberater abstimmt.

Wer seine Kostenseite systematisch im Griff haben will, vom Wareneinsatz über Personal bis zu den Gemeinkosten, findet den kompletten Aufbau in Rettungsanker Gastronomie, Band 1: Die Kostenseite, dem Band über die Frage, wo dein Geld hingeht. Ein Betrieb, der seine Kosten kennt, hat bei einer Nachkalkulation die besseren Antworten. Und wie sich Wareneinsatz, Personal und Ergebnis in deiner Auswertung zeigen, erklärt der Beitrag BWA in der Gastronomie verstehen.

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Häufige Fragen zur Betriebsprüfung in der Gastronomie

Wie läuft eine Betriebsprüfung in der Gastronomie ab?

Das Finanzamt schickt eine Prüfungsanordnung mit Prüfungszeitraum und Prüfungsbeginn. Der Prüfer fordert die digitalen Buchhaltungs- und Kassendaten an, prüft sie, oft zuerst über eine Nachkalkulation des Wareneinsatzes, und stellt Fragen. Am Ende steht eine Schlussbesprechung und ein Prüfungsbericht. Bei kleineren Gastronomiebetrieben dauert die Prüfung vor Ort häufig wenige Tage, das Verfahren insgesamt Wochen bis Monate.

Wie lange vorher wird eine Betriebsprüfung angekündigt?

Die Prüfungsanordnung muss angemessen vorher bekanntgegeben werden. Nach der Betriebsprüfungsordnung gelten in der Regel vier Wochen bei Großbetrieben und zwei Wochen bei allen anderen Betrieben als angemessen. Die meisten Gastronomiebetriebe gehören zur zweiten Gruppe. Den Termin kannst du aus wichtigen Gründen verschieben lassen, das klärt dein Steuerberater.

Warum ist der Wareneinsatz bei der Betriebsprüfung so wichtig?

Weil der Prüfer aus deinem Wareneinsatz zurückrechnen kann, welchen Umsatz du mindestens gemacht haben müsstest. Liegt deine Wareneinsatzquote bei Speisen deutlich über den 28 bis 32 Prozent, die in der Branche üblich sind, fragt er, wo der Umsatz zu dieser Ware geblieben ist. Kannst du das nicht mit Verderb, Personalessen oder Rezepturen erklären, droht eine Hinzuschätzung.

Was ist eine Hinzuschätzung?

Eine Hinzuschätzung nach § 162 AO bedeutet, dass das Finanzamt Umsätze oder Gewinne schätzt, weil die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist oder die Zahlen nicht plausibel sind. Die geschätzten Mehrumsätze werden dann der Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer zugrunde gelegt, meist für alle geprüften Jahre. Dazu kommen Zinsen auf die Nachzahlungen.

Was ist das Mitwirkungsverzögerungsgeld?

Seit 2025 kann der Prüfer ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen stellen. Kommst du dem nicht fristgerecht nach, muss das Finanzamt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro pro Kalendertag festsetzen, für höchstens 150 Tage, also bis zu 11.250 Euro. Es gilt für Prüfungsanordnungen, die nach dem 31. Dezember 2024 bekanntgegeben wurden.

Wie viele Jahre werden bei einer Betriebsprüfung geprüft?

Bei Klein- und Mittelbetrieben soll der Prüfungszeitraum in der Regel nicht über die letzten drei Jahre zurückreichen, für die Steuererklärungen abgegeben wurden. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann das Finanzamt deutlich weiter zurückgehen. Deshalb sind saubere Aufzeichnungen über alle Aufbewahrungsjahre wichtig, nicht nur für das laufende Jahr.

Kann ich mich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten?

Ja, und zwar am besten, bevor die Prüfungsanordnung kommt. Prüf mit deinem Steuerberater, ob Kassendaten vollständig exportierbar sind, ob deine Wareneinsatzquoten erklärbar sind und ob Personalessen, Verderb und Eigenverbrauch dokumentiert sind. Wer diese drei Punkte im Griff hat, nimmt einer Nachkalkulation die Angriffsfläche.