Der Begriff der „Digitalisierung in der Gastronomie“ ist in aller Munde. Doch wie sieht es wirklich aus? Welche Möglichkeiten habe ich als Gastronom und Hotelier überhaupt? Welche Tools bringen mir wirklich einen Mehrwert? Genau darum soll es in diesem Artikel der Gastroexperten, der Firma Gastro-Piraten, gehen.

„Das Internet ist für uns alle Neuland“

Diesen Satz sagte 2013 Bundeskanzlerin a.D., Dr. Angela Merkel, und erntete viel Hohn und Spott. Bei näherer Betrachtung kann man jedoch nur feststellen, dass sie damit (leider) Recht hatte.

Egal ob es um den Breitbandausbau oder um die Umsetzung in den Unternehmen ging. Und viel scheint sich noch nicht getan zu haben.

„Gefühlt ist es ja so, dass viele Gastronomen glauben, ihr Betrieb sei voll digitalisiert, wenn sie einen elektrischen Taschenrechner benutzen.“

Zugegeben, diese Formulierung ist sehr überspitzt. Dennoch spiegelt sie die Situation sehr gut wieder. Zumindest wenn wir bedenken, was alles Möglich ist, und was bisher umgesetzt wird. Dabei liegen ja viele Vorteile direkt auf der Hand.

Bereits vor der Pandemie hatte die Gastronomie und Hotelerie mit vielfältigen Herausforderungen zu tun.

Wie oft habe wir uns denn geärgert? Über einen Dschungel an Dokumentationpspflichten? Über Personalpläne, HACCP, Eingansrechnungen, Vorschriften zur Kassennaschschau, Allergene oder Zusatzstoffe.. Nun haben wir die Möglichkeiten der Arbeitserleichterung geschaffen bekommen, und dennoch schrecken viel Gastronomen und Hoteliers vor der damit verbundenen Arbeit zurück. Eine einmalig ausführliche Befassung mit diesen Tools schafft uns viele Möglichkeiten zum Zeit sparen. Doch der Reihe nach.

Das Herzs eines jeden Unternehmens ist die Kasse bzw. das Kassensystem.

Ein Blick auf den Markt zeigt eine schier unendliche Anzahl an Kassensystemen. Alle sind mit, mehr oder weniger, sinnvollen Möglichkeiten ausgestattet. Wichtig für uns als Gastronom ist natürlich die Finanzamtskonformität. Damit meinen wir auch die Möglichkeiten der Kassensturzfähigkeit und der Kassennachschau. Solltest Du dieses Thema nicht mehr so ganz vor Augen haben, geht es https://www.gastro-piraten.de/kassennachschau-was-ist-das-denn-nun-wieder/ mit diesem Link zu dem Blogbeitrag. Wenn Ihr auf der Suche nach einem Kassensystem seid, so achtet gleich darauf, dass auch eine digitale Warenwirtschaft, beziehungsweise ein digitales Bestellsystem integrierbar ist.

Aprops Kasse, bitte denkt auch daran, dass dir Gäste von heute (und die von morgen) es gewohnt sind, mobil zu bezahlen. Das bedeutet, dass die Möglichkeit zum Zahlen mit dem Smartphone, der Kreditkarte oder ähnlichem vorhanden sein muss.

Eine weitere Möglichkeit zum Zeitsparen ist die Digitalisierung der Personalplanung.

Wir alle kennen die Probleme, die mit den Aufbewahrungen von Dienstplänen verbunden sind. Da wäre es doch schön, wenn diese Probleme ausgelagert werden könnten. Können sie auch. Auch das ewige Sitzen über Dienstplänen kann entfallen. Mittlerweile gibt es Tools, die uns diese Arbeit abnehmen. Teilweise können die Mitarbeiter auch untereinander die Schichten tauschen, und die rechtlichen Vorschriften werden dennoch eingehalten. Das alles können sie sogar ganz einfach vom eigenen Handy erledigen.

Auch den Bereich „Mitarbeiter finden und binden“ können uns etliche Tools abnehmen. Sie posten zum Beispiel einmal geschriebene Anzeigen in allen sozialen Netzwerken zugleich. Und das so, dass sie auf die Bedürfnisse der einzelenen Kanäle angepasst sind.

Die Warenwirtschaft hat uns auch massig Zeit gekostet.

Vorbei die Zeiten, in denen man nach Dienstschluss noch eine Stunde lang mit dem Klemmbrett bewaffnet durch das Kühlhaus / die Bar rennen musste, nur um rechtzeitig die Bestellung abgeben zu können.

Mittlerweile gibt es genügend Tools, die ganz genau wissen, welchen Warenbestand wir im Lager haben, was im Laufe des Tages verkauft wurde, und somit nicht mehr vorhanden ist. Dazu ist es notwendig, einmal den Anfangsbestand zu wissen, und dann das System gegen die Kasse laufen zu lassen. Am Abend, bekommen wir dann eine Bestellliste, die wir an die Händler inseres Vertrauens schicken können.

Auch die Kalkulation lässt sich durch Digitalisierung vereinfachen.

Inzwischen sind die zur Verfügung stehenden Systeme so gut geworden, dass sie sich die Wareneinsätze selber berechnen, und darauf unsere Kalkulation aufbauen. Auch hier müssen wir diese Systeme natürlich zuvor mit unseren Daten „füttern“. Eine Arbeit, um die wir nicht herumkommen werden.

„Doch wie gehe ich denn nun vor, um meine Digitalisierung umzusetzen“…

… wird sich der Eine oderAandere jetzt fragen. Deswegen haben wir einen 7 Punkte Plan für Dich vorbereitet. Solltest Du hierzu Fragen haben, erreichst Du uns auch unter folgendem Link https://calendly.com/gastro-piraten/30min

7 Schritte zur Digitalisierung

1. Bestandsaufnahme
2. Kosten / Nutzen schätzen
3. Zielzustand festlegen
4. Informationen einholen
5. Testen und beraten lassen
6. Einführen
7. Mitarbeiter mit einbinden

1. Bestandsaufnahme

In diesem Schritt ist es sinnvoll zu schauen, wie weit mein Betrieb überhaupt schon digital aufgestellt ist. Habe ich zum Beispiel ein Kassensystem, das auch erweiterbar ist? Bin ich auf Socialmedia auffindbar? Wie mache ich eigentlich momentan meine Personaplanung und und und…

2. Kosten / Nutzen schätzen

Ich sagte ja bereits, dass unser System ersteinmal eingepflegt werden muss. Hierzu brauche ich ZDF (Zahlen, Daten, Fakten); ARD (Ahnen, Raten, Deuten) hilft hier wenig. Diese muss ich zusammentragen, und dann dem Tool beibringen. Das kostet halt Zeit. Das Erstellen von genauen Rezepturen ebenfalls. Diese Zeit muss ich mir zwangsweise nehmen. Unterschiedliche Tools sind unterschiedlich teuer. Also schaue vorher genau, was Du dafür „leisten“ musst.

3. Zielzustand festlegen

Logisch, wer nicht weiß, wo er hin will, der kommt auch selten an einem Ziel an. Überlege Dir hier ganz genau, warum Du digitalisieren willst. Willst Du Zeit sparen? Deine Kosten besser im Griff haben? Mehr Gewinne erzielen? Deine Mitarbeiter von „nervigen“ Aufgaben befreien?

4. Informationen einholen

Wie oben schon geschrieben gibt es unzählige Tools und Möglichkeiten. Hier ist also Fleißarbeit angesagt, um sich möglichst breit zu informieren. Google ist Dein Freund. Oder auch die Gastro-Piraten. Wir helfen Dir gerne. Klicke einfach auf diesen Link https://www.gastro-piraten.de/kontakt/

Das Beste ist: Wenn Du im schönen Hessen ansässig bist, geht es hier https://gastrodigital-hessen.de/ zur einer kostenfreien online Plattform. Zusätzlich unterstützen wir Dich auch vor Ort.

5. Testen und beraten lassen

Fast alle Tools bieten Dir eine kostenfreie Probezeit an. Nutze diese aus und „spiele“ in den Tools herrum. Ansonsten nutze die beiden Links von oben. Wir lassen Dich nicht allein.

6. Einführen

Jetzt wird es ernst. Du musst Deine Entscheidung jetzt in Deinen Betrieb einführen. Aber keine Angst. Fast alle Tools bieten Dir die Möglichkeit eines ausführichen Supports, der Dir gerne und bereitwillig hilft.

7. Mitarbeiter einbinden

Dieser Punkt ist eigentlich nur zufällig an die Stelle #7 gerutscht. Er gehört eigentlich zu jedem Schritt dazu.

Sicherlich gibt es in jedem Betrieb einen Mitarbeiter, der mit solchen Themen gut vertraut ist. Binde diesen zuerst mit ein und lass Dir von ihm helfen. Am Ende des Tages sind es eh die Mitarbeiter, die mit diesen Tools arbeiten werden.

Lieber jetzt digitalisieren als später!

Da es kaum von der Hand zu weisen ist, dass die Zukunft digital wird, ist es angeraten, jetzt aktiv zu werden. Auch wenn es momentan genügend Herausforderungen für uns alle gibt, der beste Zeitpunkt ist immer JETZT.

Mal ehrlich, was wollen wir noch haben? Eine Pandemie? Eine Gastronomie, die vor die Wand fährt? Kein Personal? Was braucht es denn noch, um aktiv zu werden? …fragen sich Deine Gastroexperten von den Gastro-Piraten.

Unter dem Strich ist die Digitalisierung in unserer Branche wie eine Dr. Oetker Backmischung.

Die Zutaten für eine erfolgreiche digitale Zukunft sind da. Zusammenfügen und backen muss jeder alleine.