Beratung für Gastronomie

Kassennachschau – Was ist das denn nun wieder?

Kassennachschau – Klingt gewaltig, aber was bedeutet das für uns Gastronomen?

Ganz lapidar bedeutet dass, das am 01.01.2018 § 146b AO in Kraft trat. Aha denken wir uns und zucken mit den Achseln und wollen das Thema Kassennachschau vergessen. Doch Achtung, das kann uns sehr schnell auf die Füße fallen.

Das Finanzamt darf ohne Voranmeldung überprüfen, ob die in der Kasse befindlichen Bargeldbeträge (Kassensturz) mit der Endsumme der Aufzeichnungen übereinstimmen. Das sieht dann in etwa folgendermaßen aus:
Die Prüfer weisen sich als Mitarbeiter des zuständigen Finanzamtes aus und händigen Ihnen ein Merkblatt zur Kassennachschau aus. Hierbei können auch die Kassensysteme inklusive der Programmierung und Datenträger überprüft werden. Wenn Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit bestehen, wird das Finanzamt dies zum Anlass nehmen, die Umsätze zu schätzen.

Diese Prüfung kann mit einer Lohnsteuer-Nachschau einhergehen, bei der die erforderlichen Lohnsteuer-Aufzeichnungen sowie die Arbeitszeit-Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz  überprüft werden.

Mindestens genauso wichtig ist, dass § 146 Abs. 1 Satz 2 AO wie folgt geändert wurde: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Vorher lautete der entsprechende Satz: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.“ (Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html).

Kein großer Unterschied, sollte man denken. Aber irgendwie schon. Schließlich ist jetzt das Kassenbuch und zählprotokoll jederzeit aktuell zu halten.

Was ist zu tun?

Bestehen Unsicherheiten, ob das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, empfehlen wir Ihnen, sich mit dem Anbieter Ihres Kassensystems (sofern schon vorhanden) in Verbindung zu setzen.

Und wenn ich mit einer offenen Ladenkasse arbeite????

Ja, das geht. Ist aber täglich viel Schreibarbeit.

Ob nun ein digitales Kassensystem oder eine offene Ladenkasse sinnvoller ist überprüfen wir gerne mit Ihnen gemeinsam. Klicken sie doch einfach hier.

Den Gesetzestext finden sie hier: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146b.html

Lohnbuchhaltung für Hotel und Gastronomie

Mindestlohn in der Gastronomie – jetzt sind die Azubis dran

Der Mindestlohn in der Gastronomie ist nicht neu. Neu ist jedoch, dass ab dem 01.01.2020 auch Azubis Mindestlohn erhalten sollen. Hierzu wird dies bis August 2019 im Berufsausbildungsvertrag verankert sein.

Bereits seit Januar 2015 gilt der bundesweite Mindestlohn, allerdings ohne die Azubis. Die Begründung bisher war, dass sie wenig zur Wertschöpfung eines Unternehmens beitragen, da sie ja erst noch die nötigen Kenntnisse noch nicht haben. Ab 01.01.2020 ist das anders.

Das die Ausbildungsvergütung nicht grade üppig ist, ist ja nicht neu. Ob dies nun das Berufsbild attraktiver gestaltet ist allerdings ein anderes Thema. Gefordert werden, seitens der Gewerkschaft mindestens 80% des Tarifvertrags.

 

BWA Analyse

BWA-Analyse! Wie erfolgreich ist mein Unternehmen wirklich?

 

Viele Unternehmer kennen es nur zu gut. Am Jahresende wird vom Steuerberater der Jahresabschluss erstellt und es stehen wieder hohe Steuernachzahlungen ins Haus, obwohl man doch gefühlt gar keine Gewinne erwirtschaftet hat. Jeder Gastronom und Hotelier kennt dieses Problem, dass im Jahresabschluss Gewinne ausgewiesen werden, die dem Unternehmer unerklärlich erscheinen.

 

Woran liegt das?

Nun ist es im deutschen Steuerrecht so, dass sämtliche Investitionen über eine gewisse Nutzungsdauer steuerlich abgeschrieben werden. Diese Abschreibung findet sich dann als Aufwand in der laufenden BWA und schließlich am Jahresende wieder, jedoch meist nur in einem geringen Teil des eigentlichen Anschaffungspreises. Das Geld für die Investition ist jedoch in der Regel schon längst weg, da der Unternehmer aufgrund der Dringlichkeit die Anschaffung direkt vom laufenden Cash bezahlt hat und die vermeintlich kleine Investition nicht unbedingt über die Bank finanziert werden sollte. Hier liegt einer der häufigsten Fehler im Cash-Management! Denn diese kleinen Investitionen summieren sich am Jahresende zu einem nicht unerheblichen Betrag. Und dieser Betrag ist somit längst vom Konto verschwunden, findet sich aber in der BWA und dem Jahresabschluss nicht in selber Höhe wieder, da er nur zu einem kleinen Teil jedes Jahr abgeschrieben wird.

Dies ist nur ein Teil von Vielen im Puzzle des gelungenen Cash-Managements.

 

Mit unserer CashBWA-Analyse analysieren wir bis ins kleinste Detail zuerst Ihre Rentabilität um zu schauen, ob Sie ausreichend rentabel wirtschaften. Dabei vergleichen wir Ihre Zahlen individuell mit den regionalen Branchenkennzahlen und decken somit Schwachstellen auf. Darüber hinaus bewerten wir die Zahlen hinsichtlich der Sicherheit in einer Betriebsprüfung, in dem wir Ihre Zahlen mit den Augen eines Betriebsprüfers durchleuchten. Als zweiten Schritt betrachten wir Ihre Liquiditätsbewegungen. In dieser Betrachtungsweise werten wir Ihr Cash-Management aus und schauen, wo das erwirtschaftete Geld hingeflossen ist. Anhand dieser Liquiditätsbetrachtung haben wir die Möglichkeit gemeinsam mit Ihnen Handlungsempfehlungen zu erarbeiten um Sie für die Zukunft sicherer aufzustellen und unerwartete Steuernachzahlungen zu vermeiden.

 

Nutzen Sie dieses einzigartige Tool um in Zukunft eine höchstmögliche Sicherheit im Falle einer Betriebsprüfung zu erreichen und Ihre Liquidität auf eine stabile Basis zu bringen.

Betriebsprüfung

Viele Gastronomen kennen diesen Moment nur zu gut und erinnern sich oft mit einem unguten Gefühl daran, als in der Vergangenheit ein unscheinbarer Brief des Finanzamts im Briefkasten lag und eine Betriebsprüfung angekündigt wurde. Die Reaktionen auf eine solche Ankündigung sind unterschiedlich. Einige Gastronomen sind schockiert, einige andere wähnen sich in der trügerischen Sicherheit: »Mein Steuerberater macht das alles für mich und er wird es schon im Griff haben.«

Eine gewisse Nervosität ist aber in der Regel bei allen Gastronomen vorhanden. Und diese ist auch nicht unbegründet. Unsere über 20-jährige Erfahrung mit Betriebsprüfungen in der Hotellerie und Gastronomie spiegelt uns eine alarmierende Tendenz wider. Hat sich eine Vorbesprechung zur anstehenden Prüfung noch vor zehn Jahren auf eine Tasse Kaffee und ein ruhiges Gespräch mit dem Prüfer beschränkt, so wird heutzutage schon im Vorfeld das Kassensystem direkt vor Ort auf Herz und Nieren geprüft. Der Gastronom wird zur Vorführung einzelner Bonierungen mit in die Pflicht genommen. Darüber hinaus wer- den nicht selten spitzfindige Fragen gestellt wie beispielsweise: »Gibt es bei Ihnen Lieferungen außer Haus? Wie sehen diese dann aus, liefern und reinigen Sie dabei das mitgelieferte Ge- schirr? Wann haben Sie zuletzt kalkuliert?« Allein die Beantwortung dieser Fragen hat nach unseren Erfahrungen schon einigen Gastronomen astronomische Steuernachzahlungen beschert.

In Zeiten von angespannten Haushaltskassen in den einzelnen Städten und Gemeinden geht der Fiskus nun seit einiger Zeit neue Wege. Der Druck auf die Finanzbeamten wächst stetig, sodass jeder Betriebsprüfer ein großes persönliches Interesse daran hat, ein Maximum aus jeder Betriebsprüfung herauszuholen. Den Weg dafür ebnen die Ämter in diesem Zusammenhang gleich mit, indem sie ihre Betriebsprüfer direkt von Kassenherstellern schulen lassen. Somit kennt sich ein Betriebsprüfer oftmals besser mit der Kasse aus als der Gastronom selbst. Alle Gastronomen sollten sich daher bewusst sein, dass jeder Tastendruck auf der Kasse auch Jahre später durch einen Betriebsprüfer nachvollzogen und hinterfragt werden kann.

Darüber hinaus haben die Finanzämter mithilfe intelligenter Software (IDEA-Software) die Möglichkeit, Ihre Buchhaltungsdaten nach bestimmten Regelmäßigkeiten und Unregelmäßigkeiten zu überprüfen. Das heißt, sollten Sie mehrmals im Jahr größere Schwankungen im Bereich Wareneinsatz aufweisen, wird dies direkt von der Software erkannt und Sie gelten als »auffällig«. Hinzu kommt noch der Abgleich Ihrer Kennzahlen wie Wareneinsatz, Personalkosten etc. mit den Kennzahlen anderer Betriebe. Erst vor wenigen Monaten hatten wir den besagten Fall bei einem unserer Kunden. Er war als auffällig eingestuft worden, weil er mit einem Wareneinsatz von ca.

31 % wirtschaftete und somit nach Einschätzung des Betriebsprüfers mindestens drei Prozent über dem branchenüblichen Durchschnitt lag. Dass unser Kunde allerdings eine Bier- und Cocktaillastige Schankwirtschaft betrieben hat, fand anfangs wenig Beachtung beim Betriebsprüfer. Erst nach mehrmaligen Hinweisen und mitunter schon hitzigen Diskussionen im Ge-spräch lenkte der Prüfer ein und kalkulierte anhand der Getränkekarte noch einmal nach. Die Prüfung wurde wenig später ohne Beanstandung beendet.

Lassen Sie keine Willkür walten!

Jeder Betriebsprüfer will in einer Prüfung das Maximum an Steuernachzahlungen erreichen. Aus diesem Grund fokussieren sich viele Finanzämter mit ihren Betriebsprüfungen auf die Gastronomie als Bargeldbranche. Der Hintergrund ist teilweise sogar verständlich, da einige schwarze Schafe in der Vergangenheit die ganze Branche in Verruf gebracht haben. Jedoch herrscht leider bei vielen Prüfungen, bedingt durch den Erfolgsdruck des Prüfers, reine Willkür! Der Prüfer ist dann bemüht, das Kassenbuch und alle damit in Verbindung stehenden Umsätze aufgrund formaler Mängel zu verwerfen. Durch die Verwerfung des Kassenbuchs ist der Prüfer dann verpflichtet, die Umsätze zu schätzen! Wie unsere Erfahrungen zeigen, kommen dabei utopische Summen heraus. In der Regel vergeht nicht ein Monat, in dem unser Team keinen Hilferuf von einem Gastronomen erhält, der gerade in einer Betriebsprüfung steckt, bei der die Umsätze geschätzt wurden.

Die Verwerfung des Kassenbuchs und die Schätzung der Umsätze sind mittlerweile eine gängige Praxis in Betriebsprüfungen.

 

Nicht selten sind die daraus resultierenden Steuernachzahlungen existenzbedrohend! Viele Gastronomen mussten ihre Unternehmen bereits schließen, weil die Betriebsprüfung eine unglaubliche Steuerschuld ins Leben gerufen hat. Erst vor Kurzem erreichte uns der Hilferuf einer Gastronomin aus Nordrhein-Westfalen, welche auch von einer Umsatzschätzung und einer nun fälligen Steuerschuld von € 40.000,- betroffen war. Die Verwerfung des Kassenbuchs und die dann spätere Umsatzschätzung sind allerdings auf eine fast unglaubliche Weise zustande gekommen. Der Prüfer hatte das Kassenbuch verworfen, weil die Inhaberin für ihre gelegentlichen Privatentnahmen aus der Kasse keinen Beleg geschrieben hatte, sondern lediglich die Entnahme in das Kassenbuch eingetragen wurde. Somit fehlte dem Prüfer der sogenannte Ursprungsbeleg zur Privatentnahme in der Buchhaltung. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung wurden folglich aus Sicht des Prüfers verletzt, und er verwarf das Kassenbuch und begann die Umsätze zu schätzen. In diesem Fall konnte unser Team leider nicht mehr helfen, da die Gastronomin auf Anraten ihres Steuerberaters bereits den Abschlussbericht der Prüfung unterschrieben hatte. Ihr Steuerberater hatte ihr dazu mit den Worten geraten: »Unterschreibe jetzt lieber, bevor es noch schlimmer kommt. Du siehst, was die Prüfer für Möglichkeiten haben.« Diese Haltung ist aus unserer Sicht nicht nachvollziehbar und inakzeptabel.

Wir empfehlen Ihnen dringend, sich gegen die Willkür der Betriebsprüfer zu wehren!

Schauen Sie nicht tatenlos zu, wie ein Betriebsprüfer über Ihren Kopf hinweg entscheidet und dadurch eventuell Ihre Existenz gefährdet. Das Team der GASTRO PIRATEN steht Ihnen in diesem Zusammenhang mit seiner langjährigen Erfahrung für alle Fragen gern zur Seite und unterstützt Sie auf Ihrem Weg zur größtmöglichen Prüfungssicherheit.