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Digitalisierung in der Gastronomie muss man wollen wollen, bevor man müssen muss.

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Der Begriff der „Digitalisierung in der Gastronomie“ ist in aller Munde. Doch wie sieht es wirklich aus? Welche Möglichkeiten habe ich als Gastronom und Hotelier überhaupt? Welche Tools bringen mir wirklich einen Mehrwert? Genau darum soll es in diesem Artikel der Gastroexperten, der Firma Gastro-Piraten, gehen.

„Das Internet ist für uns alle Neuland“

Diesen Satz sagte 2013 Bundeskanzlerin a.D., Dr. Angela Merkel, und erntete viel Hohn und Spott. Bei näherer Betrachtung kann man jedoch nur feststellen, dass sie damit (leider) Recht hatte.

Egal ob es um den Breitbandausbau oder um die Umsetzung in den Unternehmen ging. Und viel scheint sich noch nicht getan zu haben.

„Gefühlt ist es ja so, dass viele Gastronomen glauben, ihr Betrieb sei voll digitalisiert, wenn sie einen elektrischen Taschenrechner benutzen.“

Zugegeben, diese Formulierung ist sehr überspitzt. Dennoch spiegelt sie die Situation sehr gut wieder. Zumindest wenn wir bedenken, was alles Möglich ist, und was bisher umgesetzt wird. Dabei liegen ja viele Vorteile direkt auf der Hand.

Bereits vor der Pandemie hatte die Gastronomie und Hotelerie mit vielfältigen Herausforderungen zu tun.

Wie oft habe wir uns denn geärgert? Über einen Dschungel an Dokumentationpspflichten? Über Personalpläne, HACCP, Eingansrechnungen, Vorschriften zur Kassennaschschau, Allergene oder Zusatzstoffe.. Nun haben wir die Möglichkeiten der Arbeitserleichterung geschaffen bekommen, und dennoch schrecken viel Gastronomen und Hoteliers vor der damit verbundenen Arbeit zurück. Eine einmalig ausführliche Befassung mit diesen Tools schafft uns viele Möglichkeiten zum Zeit sparen. Doch der Reihe nach.

Das Herzs eines jeden Unternehmens ist die Kasse bzw. das Kassensystem.

Ein Blick auf den Markt zeigt eine schier unendliche Anzahl an Kassensystemen. Alle sind mit, mehr oder weniger, sinnvollen Möglichkeiten ausgestattet. Wichtig für uns als Gastronom ist natürlich die Finanzamtskonformität. Damit meinen wir auch die Möglichkeiten der Kassensturzfähigkeit und der Kassennachschau. Solltest Du dieses Thema nicht mehr so ganz vor Augen haben, geht es https://www.gastro-piraten.de/kassennachschau-was-ist-das-denn-nun-wieder/ mit diesem Link zu dem Blogbeitrag. Wenn Ihr auf der Suche nach einem Kassensystem seid, so achtet gleich darauf, dass auch eine digitale Warenwirtschaft, beziehungsweise ein digitales Bestellsystem integrierbar ist.

Aprops Kasse, bitte denkt auch daran, dass dir Gäste von heute (und die von morgen) es gewohnt sind, mobil zu bezahlen. Das bedeutet, dass die Möglichkeit zum Zahlen mit dem Smartphone, der Kreditkarte oder ähnlichem vorhanden sein muss.

Eine weitere Möglichkeit zum Zeitsparen ist die Digitalisierung der Personalplanung.

Wir alle kennen die Probleme, die mit den Aufbewahrungen von Dienstplänen verbunden sind. Da wäre es doch schön, wenn diese Probleme ausgelagert werden könnten. Können sie auch. Auch das ewige Sitzen über Dienstplänen kann entfallen. Mittlerweile gibt es Tools, die uns diese Arbeit abnehmen. Teilweise können die Mitarbeiter auch untereinander die Schichten tauschen, und die rechtlichen Vorschriften werden dennoch eingehalten. Das alles können sie sogar ganz einfach vom eigenen Handy erledigen.

Auch den Bereich „Mitarbeiter finden und binden“ können uns etliche Tools abnehmen. Sie posten zum Beispiel einmal geschriebene Anzeigen in allen sozialen Netzwerken zugleich. Und das so, dass sie auf die Bedürfnisse der einzelenen Kanäle angepasst sind.

Die Warenwirtschaft hat uns auch massig Zeit gekostet.

Vorbei die Zeiten, in denen man nach Dienstschluss noch eine Stunde lang mit dem Klemmbrett bewaffnet durch das Kühlhaus / die Bar rennen musste, nur um rechtzeitig die Bestellung abgeben zu können.

Mittlerweile gibt es genügend Tools, die ganz genau wissen, welchen Warenbestand wir im Lager haben, was im Laufe des Tages verkauft wurde, und somit nicht mehr vorhanden ist. Dazu ist es notwendig, einmal den Anfangsbestand zu wissen, und dann das System gegen die Kasse laufen zu lassen. Am Abend, bekommen wir dann eine Bestellliste, die wir an die Händler inseres Vertrauens schicken können.

Auch die Kalkulation lässt sich durch Digitalisierung vereinfachen.

Inzwischen sind die zur Verfügung stehenden Systeme so gut geworden, dass sie sich die Wareneinsätze selber berechnen, und darauf unsere Kalkulation aufbauen. Auch hier müssen wir diese Systeme natürlich zuvor mit unseren Daten „füttern“. Eine Arbeit, um die wir nicht herumkommen werden.

„Doch wie gehe ich denn nun vor, um meine Digitalisierung umzusetzen“…

… wird sich der Eine oderAandere jetzt fragen. Deswegen haben wir einen 7 Punkte Plan für Dich vorbereitet. Solltest Du hierzu Fragen haben, erreichst Du uns auch unter folgendem Link https://calendly.com/gastro-piraten/30min

7 Schritte zur Digitalisierung

  1. Bestandsaufnahme
  2. Kosten / Nutzen schätzen
  3. Zielzustand festlegen
  4. Informationen einholen
  5. Testen und beraten lassen
  6. Einführen
  7. Mitarbeiter mit einbinden

1. Bestandsaufnahme

In diesem Schritt ist es sinnvoll zu schauen, wie weit mein Betrieb überhaupt schon digital aufgestellt ist. Habe ich zum Beispiel ein Kassensystem, das auch erweiterbar ist? Bin ich auf Socialmedia auffindbar? Wie mache ich eigentlich momentan meine Personaplanung und und und…

2. Kosten / Nutzen schätzen

Ich sagte ja bereits, dass unser System ersteinmal eingepflegt werden muss. Hierzu brauche ich ZDF (Zahlen, Daten, Fakten); ARD (Ahnen, Raten, Deuten) hilft hier wenig. Diese muss ich zusammentragen, und dann dem Tool beibringen. Das kostet halt Zeit. Das Erstellen von genauen Rezepturen ebenfalls. Diese Zeit muss ich mir zwangsweise nehmen. Unterschiedliche Tools sind unterschiedlich teuer. Also schaue vorher genau, was Du dafür „leisten“ musst.

3. Zielzustand festlegen

Logisch, wer nicht weiß, wo er hin will, der kommt auch selten an einem Ziel an. Überlege Dir hier ganz genau, warum Du digitalisieren willst. Willst Du Zeit sparen? Deine Kosten besser im Griff haben? Mehr Gewinne erzielen? Deine Mitarbeiter von „nervigen“ Aufgaben befreien?

4. Informationen einholen

Wie oben schon geschrieben gibt es unzählige Tools und Möglichkeiten. Hier ist also Fleißarbeit angesagt, um sich möglichst breit zu informieren. Google ist Dein Freund. Oder auch die Gastro-Piraten. Wir helfen Dir gerne. Klicke einfach auf diesen Link https://www.gastro-piraten.de/kontakt/

Das Beste ist: Wenn Du im schönen Hessen ansässig bist, geht es hier https://gastrodigital-hessen.de/ zur einer kostenfreien online Plattform. Zusätzlich unterstützen wir Dich auch vor Ort.

5. Testen und beraten lassen

Fast alle Tools bieten Dir eine kostenfreie Probezeit an. Nutze diese aus und „spiele“ in den Tools herrum. Ansonsten nutze die beiden Links von oben. Wir lassen Dich nicht allein.

6. Einführen

Jetzt wird es ernst. Du musst Deine Entscheidung jetzt in Deinen Betrieb einführen. Aber keine Angst. Fast alle Tools bieten Dir die Möglichkeit eines ausführichen Supports, der Dir gerne und bereitwillig hilft.

7. Mitarbeiter einbinden

Dieser Punkt ist eigentlich nur zufällig an die Stelle #7 gerutscht. Er gehört eigentlich zu jedem Schritt dazu.

Sicherlich gibt es in jedem Betrieb einen Mitarbeiter, der mit solchen Themen gut vertraut ist. Binde diesen zuerst mit ein und lass Dir von ihm helfen. Am Ende des Tages sind es eh die Mitarbeiter, die mit diesen Tools arbeiten werden.

Lieber jetzt digitalisieren als später!

Da es kaum von der Hand zu weisen ist, dass die Zukunft digital wird, ist es angeraten, jetzt aktiv zu werden. Auch wenn es momentan genügend Herausforderungen für uns alle gibt, der beste Zeitpunkt ist immer JETZT.

Mal ehrlich, was wollen wir noch haben? Eine Pandemie? Eine Gastronomie, die vor die Wand fährt? Kein Personal? Was braucht es denn noch, um aktiv zu werden? …fragen sich Deine Gastroexperten von den Gastro-Piraten.

Unter dem Strich ist die Digitalisierung in unserer Branche wie eine Dr. Oetker Backmischung.

Die Zutaten für eine erfolgreiche digitale Zukunft sind da. Zusammenfügen und backen muss jeder alleine.

Team für Gastro und Hotellerie

„Gastronomie war schon immer die Kunst Scheiße zu fressen und Gold zu scheißen.“

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Das gilt (Corona sei Dank) heute immer mehr.

Wir verstehen jeden von Euch, dem momentan nach Schreien und eventuell auch Weinen zu Mute ist. Neben den üblichen Problemen wie Mitarbeitersuche, Dokumentationspflichten, Kassenänderung und vielen anderem hat uns der erste Lockdown besonders hart getroffen.

Umso größer war die Freude, als wir langsam wieder öffnen durften.

Was haben wir nicht alles getan und investiert?

Erfassung der Gästedaten, Mindestabstände, Schnutenpullis (oder auch Alltagsmasken),verschärfte Hygienekonzepte… Nachdem Alles getan war, müssen wir nun wieder schließen. Der Frust über diese Maßnahme sitzt tief.

Irgendein schlauer Mensch brachte mal den, mittlerweile überstrapazierten, Spruch: „In jeder Krise steckt auch eine Chance“!

Abgedroschen? Ja.

Stimmt es? Ja.

Im letzten Lockdown konnten wir deutlich sehen, wie einige Gastronomen reagiert haben.

Die einen setzten sich den Aluhut auf und mutierten zum medialen Negativimage für die Branche. Etliche suchten das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern und Lieferanten. Sie nahmen Geld in die Hand um Ihre Betriebe zu renovieren, ja teilweise sanieren.

Und damit meine ich nicht die Investition in Heizstrahler.

Sie überprüften in der Zeit die Kalkulation und Marketingkampagnen. Sie investierten in Ihre persönliche Fortbildung und in die Ihrer Mitarbeiter. Rolling Pin hat zum Beispiel seine Chefdays kostenfrei zur Verfügung gestellt. Diese findet Ihr hier: https://www.rollingpinconvention.de/

Einige haben sich mit dem Thema Personal beschäftigt, aber eben nicht alle.

Zwischen den Lockdowns durfte ich erleben, wie heute noch mit Mitarbeitern umgegangen wird. Da werden Probearbeiten nicht angemeldet und eine Meldung bei der BG erfolgte erst, als die Daumenkuppe ab war. Bewerber bekommen Vorstellungtermine und keiner ist da. Da kann der Name des Betriebes noch so sonnig klingen. Das bringt nichts, wenn sich die Bewerber verHöhnt fühlen.

Aber zurück zum Thema:

Auch wenn wir jetzt wieder in die Zwangspause geschickt werden. Es gibt genug was wir tun können um uns gut aufzustellen. Wir werden Euch mit Blogbeiträgen, Podcasts https://www.gastro-piraten.de/podcast-1/, Webinaren, E-Books und Videokonferenzen weiter unterstützen. Ihr wisst ja: Aufgeben könnt Ihr bei der Post. In diesem Sinne, lasst uns eine Delle ins Gastrouniversum schlagen.

Wenn Ihr an den bisherigen Informationen interessiert seit, schickt uns eine Mail an https://www.gastro-piraten.de/kontakt/

Euer Carsten von den Gastro-Piraten.

Blog für Neues aus der Gastro und Hotelbranche

Belegpflicht 2020

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Endlich mehr Bürokratie wagen… denkt sich der Staat und kommt mit der Belegpflicht für die Gastronomie um die Ecke

Am 1.1.2020 tritt die KassenSichV in Kraft. Das bedeutet nun auch die Belegpflicht für uns Gastronomen. Das bedeutet, dass zu jedem Geschäftsvorfall ein Beleg den Gästen ausgehändigt werden muss.

Kein Problem, sollte man denken. jedoch gibt es noch immer viele Betriebe, die mit einer offenen Ladenkasse arbeiten.

Grundsätzlich hat der Bundesrechnungshof die Vermutung, dass jährlich mehrere Millionen am Fiskus vorbei verdient werden. Deswegen kam im Jahr 2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Geldaufzeichnungen“. Jetzt ist aufgefallen, dass offene Ladenkassen (sprich das Kellnerportemoinaie nicht digital sind. Deswegen nun auch hier, die Belegpflicht.

Im Einzelfall ist zwar eine „Befreiung“ von dieser Pflicht möglich, jedoch ist diese sehr unwahrscheinlich. Entscheiden tut es das Finanzamt.

Der Beleg, den Ihr ab dem 1.1.2020 jedem Gast aushändigen müsst, muss folgende Angaben zwingend enthalten:

  • Name und Adresse des Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Zeitpunkt der Transaktion
  • Menge der Artikel bzw. Dienstleistungen
  • Umfang und Art der Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und Steuerbetrag sowie die Gesamtsumme mit dem angewendeten Steuersatz
  • Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls

Funfact am Rande: Der Beleg muss nicht aus Papier sein. Ein PDF oder eine WhatsApp reicht auch.

Autor: C. Rengert

Betriebsprüfung

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Viele Gastronomen kennen diesen Moment nur zu gut und erinnern sich oft mit einem unguten Gefühl daran, als in der Vergangenheit ein unscheinbarer Brief des Finanzamts im Briefkasten lag und eine Betriebsprüfung angekündigt wurde. Die Reaktionen auf eine solche Ankündigung sind unterschiedlich. Einige Gastronomen sind schockiert, einige andere wähnen sich in der trügerischen Sicherheit: »Mein Steuerberater macht das alles für mich und er wird es schon im Griff haben.«

Eine gewisse Nervosität ist aber in der Regel bei allen Gastronomen vorhanden. Und diese ist auch nicht unbegründet. Unsere über 20-jährige Erfahrung mit Betriebsprüfungen in der Hotellerie und Gastronomie spiegelt uns eine alarmierende Tendenz wider. Hat sich eine Vorbesprechung zur anstehenden Prüfung noch vor zehn Jahren auf eine Tasse Kaffee und ein ruhiges Gespräch mit dem Prüfer beschränkt, so wird heutzutage schon im Vorfeld das Kassensystem direkt vor Ort auf Herz und Nieren geprüft. Der Gastronom wird zur Vorführung einzelner Bonierungen mit in die Pflicht genommen. Darüber hinaus wer- den nicht selten spitzfindige Fragen gestellt wie beispielsweise: »Gibt es bei Ihnen Lieferungen außer Haus? Wie sehen diese dann aus, liefern und reinigen Sie dabei das mitgelieferte Ge- schirr? Wann haben Sie zuletzt kalkuliert?« Allein die Beantwortung dieser Fragen hat nach unseren Erfahrungen schon einigen Gastronomen astronomische Steuernachzahlungen beschert.

In Zeiten von angespannten Haushaltskassen in den einzelnen Städten und Gemeinden geht der Fiskus nun seit einiger Zeit neue Wege. Der Druck auf die Finanzbeamten wächst stetig, sodass jeder Betriebsprüfer ein großes persönliches Interesse daran hat, ein Maximum aus jeder Betriebsprüfung herauszuholen. Den Weg dafür ebnen die Ämter in diesem Zusammenhang gleich mit, indem sie ihre Betriebsprüfer direkt von Kassenherstellern schulen lassen. Somit kennt sich ein Betriebsprüfer oftmals besser mit der Kasse aus als der Gastronom selbst. Alle Gastronomen sollten sich daher bewusst sein, dass jeder Tastendruck auf der Kasse auch Jahre später durch einen Betriebsprüfer nachvollzogen und hinterfragt werden kann.

Darüber hinaus haben die Finanzämter mithilfe intelligenter Software (IDEA-Software) die Möglichkeit, Ihre Buchhaltungsdaten nach bestimmten Regelmäßigkeiten und Unregelmäßigkeiten zu überprüfen. Das heißt, sollten Sie mehrmals im Jahr größere Schwankungen im Bereich Wareneinsatz aufweisen, wird dies direkt von der Software erkannt und Sie gelten als »auffällig«. Hinzu kommt noch der Abgleich Ihrer Kennzahlen wie Wareneinsatz, Personalkosten etc. mit den Kennzahlen anderer Betriebe. Erst vor wenigen Monaten hatten wir den besagten Fall bei einem unserer Kunden. Er war als auffällig eingestuft worden, weil er mit einem Wareneinsatz von ca.

31 % wirtschaftete und somit nach Einschätzung des Betriebsprüfers mindestens drei Prozent über dem branchenüblichen Durchschnitt lag. Dass unser Kunde allerdings eine Bier- und Cocktaillastige Schankwirtschaft betrieben hat, fand anfangs wenig Beachtung beim Betriebsprüfer. Erst nach mehrmaligen Hinweisen und mitunter schon hitzigen Diskussionen im Ge-spräch lenkte der Prüfer ein und kalkulierte anhand der Getränkekarte noch einmal nach. Die Prüfung wurde wenig später ohne Beanstandung beendet.

Lassen Sie keine Willkür walten!

Jeder Betriebsprüfer will in einer Prüfung das Maximum an Steuernachzahlungen erreichen. Aus diesem Grund fokussieren sich viele Finanzämter mit ihren Betriebsprüfungen auf die Gastronomie als Bargeldbranche. Der Hintergrund ist teilweise sogar verständlich, da einige schwarze Schafe in der Vergangenheit die ganze Branche in Verruf gebracht haben. Jedoch herrscht leider bei vielen Prüfungen, bedingt durch den Erfolgsdruck des Prüfers, reine Willkür! Der Prüfer ist dann bemüht, das Kassenbuch und alle damit in Verbindung stehenden Umsätze aufgrund formaler Mängel zu verwerfen. Durch die Verwerfung des Kassenbuchs ist der Prüfer dann verpflichtet, die Umsätze zu schätzen! Wie unsere Erfahrungen zeigen, kommen dabei utopische Summen heraus. In der Regel vergeht nicht ein Monat, in dem unser Team keinen Hilferuf von einem Gastronomen erhält, der gerade in einer Betriebsprüfung steckt, bei der die Umsätze geschätzt wurden.

Die Verwerfung des Kassenbuchs und die Schätzung der Umsätze sind mittlerweile eine gängige Praxis in Betriebsprüfungen.

 

Nicht selten sind die daraus resultierenden Steuernachzahlungen existenzbedrohend! Viele Gastronomen mussten ihre Unternehmen bereits schließen, weil die Betriebsprüfung eine unglaubliche Steuerschuld ins Leben gerufen hat. Erst vor Kurzem erreichte uns der Hilferuf einer Gastronomin aus Nordrhein-Westfalen, welche auch von einer Umsatzschätzung und einer nun fälligen Steuerschuld von € 40.000,- betroffen war. Die Verwerfung des Kassenbuchs und die dann spätere Umsatzschätzung sind allerdings auf eine fast unglaubliche Weise zustande gekommen. Der Prüfer hatte das Kassenbuch verworfen, weil die Inhaberin für ihre gelegentlichen Privatentnahmen aus der Kasse keinen Beleg geschrieben hatte, sondern lediglich die Entnahme in das Kassenbuch eingetragen wurde. Somit fehlte dem Prüfer der sogenannte Ursprungsbeleg zur Privatentnahme in der Buchhaltung. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung wurden folglich aus Sicht des Prüfers verletzt, und er verwarf das Kassenbuch und begann die Umsätze zu schätzen. In diesem Fall konnte unser Team leider nicht mehr helfen, da die Gastronomin auf Anraten ihres Steuerberaters bereits den Abschlussbericht der Prüfung unterschrieben hatte. Ihr Steuerberater hatte ihr dazu mit den Worten geraten: »Unterschreibe jetzt lieber, bevor es noch schlimmer kommt. Du siehst, was die Prüfer für Möglichkeiten haben.« Diese Haltung ist aus unserer Sicht nicht nachvollziehbar und inakzeptabel.

Wir empfehlen Ihnen dringend, sich gegen die Willkür der Betriebsprüfer zu wehren!

Schauen Sie nicht tatenlos zu, wie ein Betriebsprüfer über Ihren Kopf hinweg entscheidet und dadurch eventuell Ihre Existenz gefährdet. Das Team der GASTRO PIRATEN steht Ihnen in diesem Zusammenhang mit seiner langjährigen Erfahrung für alle Fragen gern zur Seite und unterstützt Sie auf Ihrem Weg zur größtmöglichen Prüfungssicherheit.