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Buchhaltung für Hotellerie und Gastronomie

Liquiditätshilfe vom Finanzamt?!?

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„Gibts ja gar nicht.“ „Gibts ja wohl“

Angesichts der aktuellen Situation sind schnell wirksame Liquiditätshilfen die erste Wahl. Besonders praktisch ist es, wenn diese Liquiditätshilfe vom Finanzamt kommt.

Wenn ein Unternehmen, in diesem Jahr aufgrund von Corona mit einem Verlust rechnet, kann es sich pauschal nachträglich die für 2019 gezahlen Vorauszahlungen für Einkommensteuer bzw. Körperschaftssteuer erstatten lassen. (BMF, Schreiben vom 24.04.2020, Az. IV C 8 – S2225/20/10003:010

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Einkommensteuer/2020-04-24-Corona-Sofortmassnahme-Antrag-auf-pauschalierte-Herabsetzung-bereits-geleisteter-Vorauszahlungen-fuer-2019.pdf?__blob=publicationFile&v=2

Bitte beachte, dass dieser Artikel nicht den Gang zu einem Steuerberater eretzt. Dies ist keine Steuer- und / oder Rechtsberatung.

Doch zu den Fakten.

Mal angenommen, in diesem Jahr (2020) verursacht Dein Betrieb (Coronabedingt) Verluste, dann kannst Du diese mit den geleisteten Vorauszahlungen zur Einkommen- bzw Körperschaftssteuer verrechen.

Dies geht auch, wenn der Veranlagungszeitraum 2019 noch nicht veranlagt wurde und die Verluste für dieses Jhar (2020) noch gar nicht feststehen oder nachgewiesen sind. Logisch – das geht ja auch noch nicht.

Es ist zugelassen, den Verlustrücktrag pauschal zu ermitteln.

Dies ist davon unabhängig, ob Du wieder öffnest oder weiter geschlossen lassen musst.

Desweiteren musst Du Dir keine Gedanlen machen, dass Du Dir eventuell einen höheren rücktragstfähigen Verlust verbaust.

Ein Überblick über die veränderte Verlustrechnung

Antragsberechtigung:

Einkommensteuer- oder Körperschaftsteuerpfllichtige Personen, die im Laufe des Jahres 2020 Einkünfte im Sinne von §2 Abs. 1 Nr. 1,2,3 oder 6 EStG. Das sind Gewinneinkünfte oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Der pauschal ermittelte Verlustrücktrag aus 2020 kann auch dann genutzt werden, wenn Du auch ander Einkünfte erzielst.

Antrag:

Am Besten online beim Finanzamt über Elster. Diesen findest Du, wenn Du nach „pauschal ermittelten Verlustrücktrag aus 2020“ suchst.

Corona:

Du musst „von der Corona-Krise unmittelbar und nicht unerheblich negativ betroffen sein“.

Davon geht das Finanzamt aus, wenn:

  • die Vorauszahlung für 2020 „auf Null“ herabgesetzt wurde und
  • Du versicherst, dass Du für den Veranlagungszeitraum 2020 aufgrund der Corona-Krise einen nicht unerheblichen Verlust erwartest.

Bitte sprich unbedingt mit Deinem Steuerberater!

Höhe des pauschal ermittelten Verlustrücktrages aus 2020

Er beträgt 15% des Saldos der Gewinneinkünfte und / oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, die die Grundlage für die Festsetzung der Vorauszahlungen für 2019 bilden. Maximal 1 Mio €, bei Zusammenveranlagung 2 Mio. €.

Dies ist die Grundlage, auf der die Vorauszahlungen für 2019 neu berechnet werden. Eine Überzahlung wird erstattet.

Achtung: Solltest Du in 2020 doch einen Gewinn erzeilen, wird die bis dahin gestundete Nachzahlung für 2019 fällig. Um diese Zahlung zu leistenhast Du bis zu einen Monat nach Zugang des Steuerbescheides 2020 Zeit.

Auch möglich ist folgendes: Aus der Veranlagung für 2020 ergibt sich ein Verlustrücktrag nach 2019, die Steuerminderung ist jedoch wegen der entsprechenden nderung der Veranlagung für 2019 aber geringer als der bisher gestundete Betrag. Auch in diesem Fall hast Du für die Nachzahlung für 2019 bis zu einem Monat nach Zugang des berichtigten Steuerbescheids 2019 Zeit.

Solltest Du Fragen dazu haben, nimm gerne mit uns Kontakt auf. https://www.gastro-piraten.de/kontakt/

Autor: Carsten Rengert

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Branchentag 2018

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Am 20.11.2018 war es soweit und der Dehoga lud zum Branchentag 2018.

Der Dehoga nutzte abermals, seine Größe und lud 1.000 Gastronomen und Vertreter der Bundesregierung zum Branchentag 2018 in das schöne Maritimhotel nach Berlin.

Hier geht es zu unserem Podcast zum Thema: Branchentag 2018

Der Dehoga vertritt eine riesige Branche mit 2,2 Mio Beschäftigten. Das sind 222.000 Unternehmen mit einem Jahresnettoumsatz von 85, 4 Mrd Euro. Bei 53.107 Auszubildenden schaffte es der Dehoga abermals ranghohe Politiker zum Gespräch zu bitten und Sie folgten der Einladung.

Vertreten waren:

  • Olaf Scholz, Vizekanzler und Bundesminister der Finanzen, SPD
  • Christian Lindner MdB, Vorsitzender der FDP-Bundestagsfraktion und Bundesvorsitzender der FDP
  • Annegret Kramp-Karrenbauer, Generalsekretärin der CDU
  • Thomas Bareiß MdB, Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und Beauftragter der Bundesregierung für Tourismus
  • Christian Gansch, Dirigent, Produzent und Autor
  • Guido Zöllick, Präsident des DEHOGA Bundesverbandes

Bei der Diskussionsrunde „Zukunftssicherung für die Gastgeber“ diskutierten stellvertretend:

  • Dr. Carsten Linneman MdB, CDU/CSU
  • Michael Theurer MdB, FDP
  • Anja Hajduk MdB, Bündnis 90/Die Grünen
  • Nicole Kobjoll, Schindlerhof
  • Peter Reichert, Seehof Herrsching
  • Dieter Wäschle, Petershof, Konstanz

Durch das Programm führte Dr. Hajo Schumacher, der den Politikvertretern deutlich auf den Zahn fühlte.

Herr Zöllick traf in seiner rund 45 minütigen Rede sehr gut die wunden Punkte der Branche.

Egal ob es um das Wirrwarr in der Umsatzsteuer ging oder um den Fachkräftemangel. Wie nicht anders zu erwarten, teilte die FDP die Auffassung, das Umsatzsteuerrecht zu vereinfachen und die Gastronomie und Hotellerie zu entlasten. Lediglich Frau Hajduk sah das anders. Aber sie sagte auch, dass das Umsatzsteuerrecht logisch und nachvollziehbar sei. Das ist schön für sie: jedoch erklären, warum Hamster und Meerschweine unterschiedlich besteuert werden, konnte sie jedoch nicht.

Zur Sprache kam auch die Anhebung des Mindestlohnes. Das klingt erst einmal sehr fair, hilft aber nicht wenn die Zuverdienstgrenzen unberührt bleiben.

Interessant war auch, dass kaum ein Vertreter der Politik den Bürokratieaufwand gut heißt. Eventuell sollten Politiker einmal gezwungen werden, mit Ihren Entscheidungen zu arbeiten und zu leben. Ein gewisser pädagogischer Effekt könnte dann eintreten.

Ein großer Punkt war auch die von dem Dehoga geforderte Höchstgrenze für die tägliche Arbeitszeit. Wichtig zu wissen ist hierbei, dass die Wochenarbeitszeit davon unberührt bleiben soll. Unter dem Strich bedeutet das, dass die Betriebe wesentlich flexibler auf Anforderungen reagieren können, ohne eine Mehrarbeit. Leider vergisst die NGG sehr häufig dies zu ewähnen.

Überhaupt nicht überzeugen konnte Olaf Scholz, der seine Rede stotternd ablas. Schade, man kann sich auch als Finanzminister auf eine Rede vorbereiten. Sollte man auch, wenn man weiß, dass man zu einer Branche geht, die eventuell nicht unbedingt positiv auf einen Finanzminister reagiert.

Kurzum, es ist sehr gut, dass die Politik einmal zuhört und sich, zumindest partiell, Gedanken macht.

Ein herzlicher Dank geht an die zahlreichen Sponsoren, die dieses Event ermöglicht haben, wie zum Beispiel der Metro-Konzern, der sein spannendes Portal „Dish“ vorstellte.

Autor: C. Rengert

/von

Umsatzsteuer

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Jeder kennt sie. Nicht jeder versteht den Sinn dahinter. Unser Freund die Umsatzsteuer.

Die Umsatzsteuer gehört zu jeder Dienstleistung und zu jedem Produkt dazu. Sie muss immer und überall mit eingerechnet werden. Daran verdienen die Unternehmer und Selbstständigen allerdings kein Geld. Sie müssen diese Steuer nochmals abführen. Der Dehoga kämpft schon lange für eine Vereinfachung für die Gastronomie und Hotellerie.

In der Gastronomie existieren zwei Arten von Prozentsätzen der Umsatzsteuer (kurz USt):

Lebensmittel werden in einem Großmarkt gekauft. Hier kaufen wir sie in der Regel für 7% USt. ein. Diese Lebensmittel verarbeiten wir dann weiter. Und nun müssen zwei Steuersätze unterschieden werden:

Denn wenn ein Gast oder ein Kunde seine Speisen oder Getränke „to go“ bestellt, müssen wir 7% Umsatzsteuer auf den Preis berechnen, denn er benutzt keinerlei gastronomische Einrichtung, z.B. den Sitzplatz, Sanitäranlagen etc.. Ein Grund, weswegen Cateringunternehmen jedes Mal hoffen, dass sie nur das Essen und keine Stehtische mitliefern müssen. Denn dann hat er nur diese 7% Steuer zu bezahlen.

Sobald der Gast die Einrichtung nutzen möchte, oder er den Caterer darum bittet, eine Biergarnitur mitzubringen, müssen 19% USt. zum Netto-Preis hinzugerechnet werden.

Das freut niemanden! Nagut, das Finanzamt schon.

In einem Hotel können wir das Problem mit der USt. noch besser betrachten.

Der Gast zahlt für seine Übernachtung nur 7% Umsatzsteuer. Auf alle Speisen und Getränke, und somit auch auf das Frühstück, allerdings die üblichen 19%. Wie oft sieht man die Geschäftsleute und Außendienstler an der Rezeption diskutieren, ob man anstatt zwei Preise auf der Hotelrechnung zu deklarieren, nämlich Kost und Logis, nur einen Pauschalpreis aufführen kann. Denn diese Gäste können somit diese Reise komplett absetzen, inklusive des Frühstücks, denn das übernimmt heutzutage kaum einer mehr.

Ja, es ist ein kleines Wirrwarr in diesem Steuerbereich. Viele sind hier schon überfordert.

Wie sieht es denn in anderen Ländern aus?

Hier ein kleiner Auszug:

Österreich:    voller Steuersatz: 20%   ermäßigter Steuersatz: 10%

Spanien:        voller Steuersatz: 21%    ermäßigter Steuersatz: 10%

Schweden:     voller Steuersatz: 25%   ermäßigter Steuersatz: 12%

Polen:             voller Steuersatz: 23%   ermäßigter Steuersatz: 8%

Norwegen:     voller Steuersatz: 25%   ermäßigter Steuersatz: 25%

UK:                  voller Steuersatz: 20%  ermäßigter Steuersatz: 20%

Portugal:        voller Steuersatz: 23%   ermäßigter Steuersatz: 23%

Deutschland: voller Steuersatz: 19%    ermäßigter Steuersatz: 7%

Hieran können wir erkennen, dass wir nicht die einzigen mit dieser Steuerdifferenz sind.

Aber was heißt das denn nun für die Unternehmer, Kleinunternehmer, Restaurantbesitzer und Mitarbeiter?

Wir oben schon erwähnt, zahlen wir auf unseren Einkauf von Lebensmittel 7% Umsatzsteuer.

Auf unseren Verkaufspreis müssen wir dann anschließend nochmal 19 % Steuern draufschlagen, damit wir steuermäßig auf Null landen. Diesen Prozentsatz könnten wir allerdings auch hervorragend dazu nutzen, um Löhne zu erhöhen, neue Projekte zu finanzieren oder hochwertigere Produkte zu kaufen.

Aber nein.

Und zum Schluss fragt der Gast, warum der Kaffee, der im Einkauf doch nur 10 Cent kostet, zum Schluss so teuer sein muss. Sind wir denn wirklich schon soweit, dass wir unsere Kalkulation mit in die Speisekarte reinschreiben müssen, damit der Gast versteht, dass die 2,50 € für den Kaffee keine 2,50 € Gewinn sind? Müssen wir dem Gast veranschaulichen, warum wir die Tasse Kaffee nicht mehr für 1,80 € verkaufen können?

Anscheinend schon.

Übrigens, wie Ihr richtig rechnet, erfahrt Ihr in unserem kostenlosen E-Book hier.

Liebe Regierung,

in Europa gibt es doch auch Länder, in denen es keine Steuerdifferenzen gibt.

Warum denn nicht hier bei uns?

Eure Marlina

/von
Beratung für Gastronomie

Kassennachschau – Was ist das denn nun wieder?

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Kassennachschau – Klingt gewaltig, aber was bedeutet das für uns Gastronomen?

Ganz lapidar bedeutet dass, das am 01.01.2018 § 146b AO in Kraft trat. Aha denken wir uns und zucken mit den Achseln und wollen das Thema Kassennachschau vergessen. Doch Achtung, das kann uns sehr schnell auf die Füße fallen.

Das Finanzamt darf ohne Voranmeldung überprüfen, ob die in der Kasse befindlichen Bargeldbeträge (Kassensturz) mit der Endsumme der Aufzeichnungen übereinstimmen. Das sieht dann in etwa folgendermaßen aus:
Die Prüfer weisen sich als Mitarbeiter des zuständigen Finanzamtes aus und händigen Ihnen ein Merkblatt zur Kassennachschau aus. Hierbei können auch die Kassensysteme inklusive der Programmierung und Datenträger überprüft werden. Wenn Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit bestehen, wird das Finanzamt dies zum Anlass nehmen, die Umsätze zu schätzen.

Diese Prüfung kann mit einer Lohnsteuer-Nachschau einhergehen, bei der die erforderlichen Lohnsteuer-Aufzeichnungen sowie die Arbeitszeit-Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz  überprüft werden.

Mindestens genauso wichtig ist, dass § 146 Abs. 1 Satz 2 AO wie folgt geändert wurde: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“ Vorher lautete der entsprechende Satz: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.“ (Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html).

Kein großer Unterschied, sollte man denken. Aber irgendwie schon. Schließlich ist jetzt das Kassenbuch und zählprotokoll jederzeit aktuell zu halten.

Was ist zu tun?

Bestehen Unsicherheiten, ob das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, empfehlen wir Ihnen, sich mit dem Anbieter Ihres Kassensystems (sofern schon vorhanden) in Verbindung zu setzen.

Und wenn ich mit einer offenen Ladenkasse arbeite????

Ja, das geht. Ist aber täglich viel Schreibarbeit.

Ob nun ein digitales Kassensystem oder eine offene Ladenkasse sinnvoller ist überprüfen wir gerne mit Ihnen gemeinsam. Klicken sie doch einfach hier.

Den Gesetzestext finden sie hier: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146b.html

Autor: C. Rengert

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Betriebsprüfung

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Viele Gastronomen kennen diesen Moment nur zu gut und erinnern sich oft mit einem unguten Gefühl daran, als in der Vergangenheit ein unscheinbarer Brief des Finanzamts im Briefkasten lag und eine Betriebsprüfung angekündigt wurde. Die Reaktionen auf eine solche Ankündigung sind unterschiedlich. Einige Gastronomen sind schockiert, einige andere wähnen sich in der trügerischen Sicherheit: »Mein Steuerberater macht das alles für mich und er wird es schon im Griff haben.«

Eine gewisse Nervosität ist aber in der Regel bei allen Gastronomen vorhanden. Und diese ist auch nicht unbegründet. Unsere über 20-jährige Erfahrung mit Betriebsprüfungen in der Hotellerie und Gastronomie spiegelt uns eine alarmierende Tendenz wider. Hat sich eine Vorbesprechung zur anstehenden Prüfung noch vor zehn Jahren auf eine Tasse Kaffee und ein ruhiges Gespräch mit dem Prüfer beschränkt, so wird heutzutage schon im Vorfeld das Kassensystem direkt vor Ort auf Herz und Nieren geprüft. Der Gastronom wird zur Vorführung einzelner Bonierungen mit in die Pflicht genommen. Darüber hinaus wer- den nicht selten spitzfindige Fragen gestellt wie beispielsweise: »Gibt es bei Ihnen Lieferungen außer Haus? Wie sehen diese dann aus, liefern und reinigen Sie dabei das mitgelieferte Ge- schirr? Wann haben Sie zuletzt kalkuliert?« Allein die Beantwortung dieser Fragen hat nach unseren Erfahrungen schon einigen Gastronomen astronomische Steuernachzahlungen beschert.

In Zeiten von angespannten Haushaltskassen in den einzelnen Städten und Gemeinden geht der Fiskus nun seit einiger Zeit neue Wege. Der Druck auf die Finanzbeamten wächst stetig, sodass jeder Betriebsprüfer ein großes persönliches Interesse daran hat, ein Maximum aus jeder Betriebsprüfung herauszuholen. Den Weg dafür ebnen die Ämter in diesem Zusammenhang gleich mit, indem sie ihre Betriebsprüfer direkt von Kassenherstellern schulen lassen. Somit kennt sich ein Betriebsprüfer oftmals besser mit der Kasse aus als der Gastronom selbst. Alle Gastronomen sollten sich daher bewusst sein, dass jeder Tastendruck auf der Kasse auch Jahre später durch einen Betriebsprüfer nachvollzogen und hinterfragt werden kann.

Darüber hinaus haben die Finanzämter mithilfe intelligenter Software (IDEA-Software) die Möglichkeit, Ihre Buchhaltungsdaten nach bestimmten Regelmäßigkeiten und Unregelmäßigkeiten zu überprüfen. Das heißt, sollten Sie mehrmals im Jahr größere Schwankungen im Bereich Wareneinsatz aufweisen, wird dies direkt von der Software erkannt und Sie gelten als »auffällig«. Hinzu kommt noch der Abgleich Ihrer Kennzahlen wie Wareneinsatz, Personalkosten etc. mit den Kennzahlen anderer Betriebe. Erst vor wenigen Monaten hatten wir den besagten Fall bei einem unserer Kunden. Er war als auffällig eingestuft worden, weil er mit einem Wareneinsatz von ca.

31 % wirtschaftete und somit nach Einschätzung des Betriebsprüfers mindestens drei Prozent über dem branchenüblichen Durchschnitt lag. Dass unser Kunde allerdings eine Bier- und Cocktaillastige Schankwirtschaft betrieben hat, fand anfangs wenig Beachtung beim Betriebsprüfer. Erst nach mehrmaligen Hinweisen und mitunter schon hitzigen Diskussionen im Ge-spräch lenkte der Prüfer ein und kalkulierte anhand der Getränkekarte noch einmal nach. Die Prüfung wurde wenig später ohne Beanstandung beendet.

Lassen Sie keine Willkür walten!

Jeder Betriebsprüfer will in einer Prüfung das Maximum an Steuernachzahlungen erreichen. Aus diesem Grund fokussieren sich viele Finanzämter mit ihren Betriebsprüfungen auf die Gastronomie als Bargeldbranche. Der Hintergrund ist teilweise sogar verständlich, da einige schwarze Schafe in der Vergangenheit die ganze Branche in Verruf gebracht haben. Jedoch herrscht leider bei vielen Prüfungen, bedingt durch den Erfolgsdruck des Prüfers, reine Willkür! Der Prüfer ist dann bemüht, das Kassenbuch und alle damit in Verbindung stehenden Umsätze aufgrund formaler Mängel zu verwerfen. Durch die Verwerfung des Kassenbuchs ist der Prüfer dann verpflichtet, die Umsätze zu schätzen! Wie unsere Erfahrungen zeigen, kommen dabei utopische Summen heraus. In der Regel vergeht nicht ein Monat, in dem unser Team keinen Hilferuf von einem Gastronomen erhält, der gerade in einer Betriebsprüfung steckt, bei der die Umsätze geschätzt wurden.

Die Verwerfung des Kassenbuchs und die Schätzung der Umsätze sind mittlerweile eine gängige Praxis in Betriebsprüfungen.

 

Nicht selten sind die daraus resultierenden Steuernachzahlungen existenzbedrohend! Viele Gastronomen mussten ihre Unternehmen bereits schließen, weil die Betriebsprüfung eine unglaubliche Steuerschuld ins Leben gerufen hat. Erst vor Kurzem erreichte uns der Hilferuf einer Gastronomin aus Nordrhein-Westfalen, welche auch von einer Umsatzschätzung und einer nun fälligen Steuerschuld von € 40.000,- betroffen war. Die Verwerfung des Kassenbuchs und die dann spätere Umsatzschätzung sind allerdings auf eine fast unglaubliche Weise zustande gekommen. Der Prüfer hatte das Kassenbuch verworfen, weil die Inhaberin für ihre gelegentlichen Privatentnahmen aus der Kasse keinen Beleg geschrieben hatte, sondern lediglich die Entnahme in das Kassenbuch eingetragen wurde. Somit fehlte dem Prüfer der sogenannte Ursprungsbeleg zur Privatentnahme in der Buchhaltung. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung wurden folglich aus Sicht des Prüfers verletzt, und er verwarf das Kassenbuch und begann die Umsätze zu schätzen. In diesem Fall konnte unser Team leider nicht mehr helfen, da die Gastronomin auf Anraten ihres Steuerberaters bereits den Abschlussbericht der Prüfung unterschrieben hatte. Ihr Steuerberater hatte ihr dazu mit den Worten geraten: »Unterschreibe jetzt lieber, bevor es noch schlimmer kommt. Du siehst, was die Prüfer für Möglichkeiten haben.« Diese Haltung ist aus unserer Sicht nicht nachvollziehbar und inakzeptabel.

Wir empfehlen Ihnen dringend, sich gegen die Willkür der Betriebsprüfer zu wehren!

Schauen Sie nicht tatenlos zu, wie ein Betriebsprüfer über Ihren Kopf hinweg entscheidet und dadurch eventuell Ihre Existenz gefährdet. Das Team der GASTRO PIRATEN steht Ihnen in diesem Zusammenhang mit seiner langjährigen Erfahrung für alle Fragen gern zur Seite und unterstützt Sie auf Ihrem Weg zur größtmöglichen Prüfungssicherheit.

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„Jeder Gastronom freut sich über Besuch“: Denkt das Finanzamt

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🔄  Aktualisiert: April 2026  –  Erstveröffentlichung: Februar 2018 In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur Kassennachschau Gastronomie 2026. Dieser Artikel wurde vollständig überarbeitet. Neue Inhalte: TSE-Pflicht, Kassenmeldepflicht ab Juli 2025, Bußgelder bis 25.000 €, BFH-Urteil zu anonymen Anzeigen (2025), Registrierkassenpflicht ab 2027.

Kassennachschau 2026: Das Finanzamt kommt – unangekündigt

Dein Mittagsgeschäft läuft auf Hochtouren. Tisch 6 wartet auf die Rechnung, der Koch braucht dich kurz in der Küche. Und dann steht jemand an der Tür, weist sich aus und möchte deine Kasse sehen. Jetzt. Sofort.

Klingt unangenehm? Ist es auch. Vor allem, wenn du nicht vorbereitet bist.

Was 2018 als neue Maßnahme angekündigt wurde, ist heute gelebte Realität: Die Kassennachschau gehört zum Alltag der Gastronomie. Und sie hat sich in den letzten Jahren massiv weiterentwickelt. TSE-Pflicht, Meldepflicht, DSFinV-K-Export, Bußgelder bis 25.000 Euro – wer 2026 nicht vorbereitet ist, zahlt drauf. Dieser Artikel zeigt dir, was sich geändert hat und worauf es jetzt ankommt.

🚩  Deine Kasse fit für die nächste Prüfung machen? Wir schauen gemeinsam drauf – bevor es das Finanzamt tut: https://gastro-piraten.de/kontakt/

Was ist die Kassennachschau – und was hat sie mit 2018 zu tun?

Alles beginnt mit einem Gesetz aus dem Jahr 2016: dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Auf dieser Grundlage wurde 2018 die Kassennachschau nach § 146b Abgabenordnung (AO) eingeführt. Seitdem dürfen Finanzbeamte Gastronomie- und Handelsbetriebe während der üblichen Geschäftszeiten jederzeit und ohne Vorankündigung betreten und die Kassenführung prüfen.

Das war damals neu. 2026 ist es Standard – und die Anforderungen sind deutlich schärfer geworden.

ℹ️  HINWEIS Die Kassennachschau ist keine Betriebsprüfung – sie kann aber direkt in eine solche übergehen. Werden Fehler bei der Kassennachschau festgestellt, folgt in der Regel eine Umsatzsteuerschätzung – und die fällt fast immer zu deinen Ungunsten aus.  

Was hat sich seit 2018 geändert? Die Entwicklung bis 2026

Damals reichte es, einen täglichen Kassensturz nachweisen zu können. Das ist heute die absolute Mindestanforderung – nicht mehr das Ziel. Hier ist, was seitdem dazugekommen ist.

2020: KassenSichV und TSE-Pflicht

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Jedes elektronische Kassensystem muss seitdem mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Die TSE protokolliert jeden Kassenvorgang mit einer kryptografischen Signatur, die nachträgliche Änderungen unmöglich macht. Außerdem gilt seitdem eine Belegausgabepflicht: Für jeden Vorgang muss ein Beleg erstellt und dem Gast angeboten werden.

Quelle: KassenSichV, Bundesministerium der Finanzen, 2020

2025: Kassenmeldepflicht

Ab dem 1. Juli 2025 gilt in Deutschland eine verbindliche Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Jeder Betrieb ist gesetzlich verpflichtet, seine Kassensysteme inklusive der TSE beim Finanzamt über die Plattform „Mein ELSTER“ zu registrieren (§ 146a Abs. 4 AO). Wer das nicht getan hat, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme mussten bis Ende Juli 2025 gemeldet sein.

Quelle: § 146a Abs. 4 AO; Bundesministerium der Finanzen, 2025

⚠️  WARNUNG Wer sein Kassensystem noch nicht bei „Mein ELSTER“ gemeldet hat, handelt seit Juli 2025 ordnungswidrig. Das ist kein theoretisches Risiko – das prüfen Finanzbeamte bei der Kassennachschau jetzt standardmäßig.  

2026: Verschärfte Prüfintensität und Bußgelder

Übergangsfristen gibt es nicht mehr. 2026 sind alle gesetzlichen Anforderungen vollständig in Kraft. Die Prüfintensität steigt, weil die Finanzverwaltung jetzt auf ein vollständig eingeführtes System zugreifen kann. Bußgelder für nicht-konforme Kassensysteme können bis zu 25.000 Euro betragen, für fehlende oder fehlerhafte Belege bis zu 5.000 Euro. (§ 379 AO)

Quelle: § 379 AO

📊  Das sehen wir regelmäßig in unserer Beratung: Betriebe, die seit Jahren mit einer Registrierkasse arbeiten, haben noch nie geprüft, ob die TSE aktiv und korrekt eingebunden ist. Wenn der Finanzbeamte dann fragt, ob das System beim Finanzamt gemeldet wurde, folgt schweigendes Stirnrunzeln. Das Ergebnis: direkte Einleitung einer Betriebsprüfung.

Was wird bei der Kassennachschau genau geprüft?

Der Finanzbeamte erscheint, weist sich aus und darf sofort loslegen. Was er sich anschaut, folgt einem klaren Muster.

  • TSE: Ist die Technische Sicherheitseinrichtung aktiv und zertifiziert?
  • Kassenmeldung: Ist das System beim Finanzamt über ELSTER registriert?
  • Tagesabschlüsse (Z-Bons): Vollständig, nummeriert, lückenlos?
  • Kassenbuch: Aktuell, ohne negative Bestände, keine nachträglichen Einträge ohne Vermerk?
  • Belegausgabe: Werden Belege korrekt ausgestellt – mit TSE-Seriennummer, Prüfwert und fortlaufendem Signaturzähler?
  • DSFinV-K-Export: Können die Kassendaten im standardisierten Format exportiert werden?
  • Organisationsunterlagen: Betriebs- und Programmieranleitung der Kasse vorhanden?

Dazu kommt etwas, das viele nicht auf dem Schirm haben: Finanzbeamte dürfen sogenannte Testkauf durchführen – anonym, auch vor der eigentlichen Nachschau und mit zeitlichem Abstand. Wird kein Beleg ausgestellt, ist das ein direkter Anlass für eine vertiefte Prüfung.

Quelle: § 146b AO; DISH.co Kassennachschau-Leitfaden, Dezember 2025

Offene Ladenkasse 2026: Was gilt noch, was nicht mehr?

Die offene Ladenkasse – also der Betrieb ohne elektronisches System, nur mit manueller Erfassung – ist in Deutschland weiterhin erlaubt. Aber: Sie ist kein sicherer Hafen. Das Finanzamt schaut hier besonders genau hin, weil elektronische Sicherheitsmechanismen fehlen.

Wer mit offener Ladenkasse arbeitet, muss täglich einen Kassensturz durchführen – auf den Cent genau, mit Datum, Unterschrift und prüfbarer Herleitung. Der Kassensturz darf nicht am nächsten Morgen nachgeholt werden. Er muss im Moment des Geschäftsschlusses fertig sein.

💡  TIPP Wer noch mit offener Ladenkasse arbeitet: Jährlich prüfen, ob ein Wechsel zu einem TSE-konformen Kassensystem nicht einfach billiger ist als das Risiko einer Schätzung. Ab 2027 wird über eine Registrierkassenpflicht diskutiert – also lieber einen Schritt voraus sein.  
📂  FALLBEISPIEL AUS DER BERATUNG Inhabergeführtes Restaurant im Rheinland Ausgangssituation: Modernes Kassensystem, seit 2021 im Einsatz, TSE technisch vorhanden – aber nie geprüft, ob sie korrekt aktiviert ist. Im August 2025 erscheint ein Finanzbeamter zur Kassennachschau. Die TSE ist zwar verbaut, aber seit einem Softwareupdate Anfang 2025 nicht mehr korrekt eingebunden. Kassenmeldung bei ELSTER: noch nicht erfolgt. Ergebnis: Ordnungswidrigkeitsverfahren wegen fehlender Kassenmeldung, Einleitung einer Betriebsprüfung, Umsatzschätzung für das laufende Jahr. Gesamtbelastung inkl. Steuerberatungskosten: über 14.000 Euro. Maßnahmen mit Gastro Piraten: Kassensystem-Check, Nachmeldung bei ELSTER, Einführung einer monatlichen Kassen-Checkliste, Schulung des Teams für den Prüfungsfall. Name und Ort wurden aus Datenschutzgründen anonymisiert. Der geschilderte Fall basiert auf einer echten Beratungssituation der Gastro Piraten.  

Anonyme Anzeigen: Was der BFH 2025 entschieden hat

Ein Urteil, das in der Branche für Aufmerksamkeit gesorgt hat: Der Bundesfinanzhof hat im Juli 2025 bestätigt, dass das Finanzamt keine Auskunft über den Inhalt einer anonymen Anzeige erteilen muss, wenn diese Anlass für eine Kassennachschau war. Der betroffene Gastronomiebetrieb hatte Akteneinsicht beantragt – die Behörde lehnte ab, der BFH bestätigte diese Entscheidung. (BFH, Urt. v. 15.7.2025, IX R 25/24)

Klartext: Jemand kann dich beim Finanzamt anschwärzen – du erfährst weder wer, noch was genau gesagt wurde. Die Kassennachschau, die daraufhin stattfindet, ist vollständig rechtmäßig.

⚠️  WARNUNG Das ist kein Aufruf zur Paranoia. Es ist ein Hinweis: Deine Kassenführung muss täglich prüfbar sein – nicht erst dann, wenn du weißt, dass jemand kommt.  

Welche Konsequenzen drohen bei Verstoß gegen die Kassenpflichten?

Diese Frage stellen uns Gastronomen regelmäßig – meistens leider erst, nachdem etwas passiert ist. Die direkte Antwort: Die Konsequenzen sind gestaffelt, können aber schnell erheblich werden.

Bußgelder nach § 379 AO: Bis zu 25.000 Euro für ein nicht-konformes Kassensystem (z.´B. ohne TSE). Bis zu 5.000 Euro für fehlende Kassenmeldung oder fehlerhafte Belege. Bei Wiederholungsverstoßen können sich diese Beträge erhöhen.

Das größere Risiko ist jedoch die Umsatzschätzung. Stellt der Prüfer schwerwiegende Mängel fest, schätzt das Finanzamt die Umsätze – und das fast immer zu deinen Ungunsten. Steuernachzahlungen im fünfstelligen Bereich sind in solchen Fällen keine Seltenheit. Dazu kommen Verzugszinsen und Steuerberatungskosten.

✅  GUT ZU WISSEN Die gute Nachricht: Wer ein korrekt eingerichtetes, gemeldetes und betriebenes TSE-System hat, ist auf der sicheren Seite. Die Beweislast liegt beim Prüfer – nicht bei dir.  

Deine Kassennachschau-Checkliste für 2026

Damit du nicht kalt erwischt wirst – diese Punkte sollten täglich erfüllt sein:

  • TSE aktiv und korrekt eingebunden – nach jedem Systemupdate prüfen
  • Kassensystem bei ELSTER gemeldet (seit Juli 2025 Pflicht)
  • Täglicher Z-Bon: nummeriert, vollständig, lückenlos archiviert
  • Kassenbuch: zeitnah geführt, keine negativen Bestände, keine Nachtragslücken
  • Belegausgabe für jeden Vorgang sichergestellt
  • DSFinV-K-Export: Team weiß, wie er im Prüfungsfall abgerufen wird
  • Betriebs- und Programmieranleitung der Kasse griffbereit aufbewahrt
  • Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, wenn jemand vom Finanzamt erscheint
Was wir bei Gastro Piraten konkret für dich tun Wir prüfen deine Kassenführung auf Kassennachschau-Tauglichkeit, checken ob deine Meldepflichten erfüllt sind, und schulen dein Team für den Ernstfall. Aus unserer Beratungspraxis: Die meisten Betriebe haben mindestens einen offenen Punkt – oft ohne es zu wissen. → Jetzt Kassensystem-Check anfragen: https://gastro-piraten.de/kontakt/
ℹ️  HINWEIS Steuerrechtliche Fragen zu Bußgeldern, Schätzungen und Steuernachzahlungen beantwortet ein zugelassener Steuerberater. Wir unterstützen dich auf der betriebsorganisatorischen Seite.  
 

Häufige Fragen zur Kassennachschau 2026

Darf das Finanzamt einfach so in mein Restaurant kommen und die Kasse prüfen?
Ja. Seit Einführung der Kassennachschau nach § 146b AO im Jahr 2018 dürfen Finanzbeamte Gastronomie- und Handelsbetriebe während der üblichen Geschäftszeiten jederzeit und ohne Vorankündigung betreten. Die Beamten müssen sich ausweisen. Eine vorherige Anmeldung ist nicht erforderlich.
Was ist die TSE und brauche ich sie wirklich?
TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Sie ist seit 2020 gesetzlich vorgeschrieben für alle Betriebe mit elektronischem Kassensystem. Die TSE protokolliert jeden Kassenvorgange mit einer kryptografischen Signatur, die Manipulationen ausschließt. Wer keine funktionierende TSE hat, riskiert Bußgelder bis zu 25.000 Euro und die Einleitung einer Betriebsprüfung.
Muss ich meine Kasse beim Finanzamt anmelden?
Ja, seit Juli 2025 ist das Pflicht. Jedes elektronische Kassensystem muss beim Finanzamt über die Plattform „Mein ELSTER“ gemeldet sein. Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme mussten bis Ende Juli 2025 gemeldet sein. Neu angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme gemeldet werden. Fehlende Meldungen gelten als Ordnungswidrigkeit.
Wie hoch sind die Bußgelder bei Kassenverstößen in der Gastronomie?
Bis zu 25.000 Euro für nicht-konforme Kassensysteme (z.´B. ohne TSE), bis zu 5.000 Euro für fehlende Kassenmeldung oder fehlerhafte Belege (§ 379 AO). Das größere Risiko ist jedoch eine Umsatzschätzung bei schwerwiegenden Mängeln – diese kann schnell im fünfstelligen Bereich liegen und übersteigt die Bußgelder oft deutlich. Steuerrechtliche Beratung übernimmt ein zugelassener Steuerberater.
Ist die offene Ladenkasse in der Gastronomie 2026 noch erlaubt?
Ja, die offene Ladenkasse ist weiterhin legal. Aber: Die Dokumentationspflichten sind streng. Täglicher Kassensturz auf den Cent genau, mit Datum, fortlaufender Nummer und Unterschrift, im Moment des Geschäftsschlusses – nicht am nächsten Tag. Das Finanzamt prüft Betriebe mit offener Ladenkasse besonders genau, da keine elektronischen Sicherheitsmechanismen vorhanden sind.
Was passiert, wenn das Finanzamt bei der Kassennachschau Fehler findet?
Werden Fehler festgestellt, kann die Kassennachschau direkt in eine reguläre Betriebsprüfung übergehen. Es drohen Bußgelder und – im schlimmsten Fall – eine Umsatzschätzung für mehrere Jahre rückwirkend. Wende dich in diesem Fall umgehend an einen Steuerberater.
Kann jemand mich beim Finanzamt anzeigen und muss ich erfahren, wer das war?
Nein. Der Bundesfinanzhof hat im Juli 2025 entschieden, dass das Finanzamt keine Auskunft über den Inhalt einer anonymen Anzeige erteilen muss, die Anlass für eine Kassennachschau war. Du kannst nicht herausfinden, wer dich gemeldet hat. Die Nachschau selbst ist vollständig rechtmäßig. (BFH, Urt. v. 15.7.2025, IX R 25/24)
Wird es ab 2027 eine Registrierkassenpflicht geben?
Eine allgemeine Registrierkassenpflicht für Deutschland ist ab 2027 in der Diskussion, aber zum aktuellen Stand noch nicht beschlossen. Wer noch mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, sollte die Entwicklung verfolgen und einen frühzeitigen Wechsel in Betracht ziehen. Alle Infos dazu beim BMF oder einem zugelassenen Steuerberater.
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